DISEÑO DEL PROYECTO

Responsables

Es indispensable prever que no quede diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador (alumno), auxiliado por un equipo técnico ( asesor empresarial, asesor académico, etc.), al que se le debe asignar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implementación y actualización.

 

Delimitación del universo de estudio

Los responsables de efectuar los manuales de una organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él. Para ello se requiere realizar un estudio preliminar ( diagnóstico ) para conocer las funciones y actividades que se realizan en el área  en que se va a actuar. Con base en él se puede definir la estrategia global para el levantamiento de información, identificando las fuentes, las actividades a realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y, en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para el estudio.

 

Las principales fuentes de información donde se pueden encontrar datos para la investigación son: Archivos de la organización Directivos y empleados Áreas de trabajo Clientes

Para preparar el proyecto se necesita tener los elementos preliminares para llevar a cabo el manual; se debe preparar el documento de partida que debe incluir:

Propuesta técnica:  

	Antecedentes: recuento de los manuales o esfuerzos análogos anteriores.
	Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
	Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas.
	Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.
	Acciones: actividades necesarias para su consecución.
	Resultados: beneficios que se esperan obtener.
	Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica.
	Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios.
	Costo: estimación global y específica de recursos financieros que demanda.
	Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los cursos de acción.
	Información complementaria: materiales que sirvan de apoyo.

Programa de trabajo:

	Identificación: nombre del manual.
	Responsable: unidad o grupo que tendrá a su cargo la implantación del manual.
	Áreas: universo bajo estudio
	Clave: número progresivo de las actividades estimadas.
	Actividades: pasos específicos que tienen que darse para captar la información.
	Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades.
	Calendario: fechas asignadas para el inicio y fin de cada fase.
	Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes.
	Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo.
	Reportes de avances: seguimiento de las acciones.
	Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.