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PROCESO ADMINISTRATIVO
GUÍA DE DIAGNÓSTICO

 PLANEACIÓN

¿ Se hace alguna planeación en la empresa? ¿Quién participa en ella y cómo se hace?

¿ La empresa cuenta con una filosofía propia?

¿Cuáles son las decisiones más importantes que hay que tomar en este negocio? ¿Quién las toma y de qué forma lo hace?

¿Son fijadas metas y objetivos periódicamente? ¿Quién es el responsable?

¿Cuáles son los objetivos generales de la empresa: sociales, económicos y de servicio?

¿Hay una definición clara entre los objetivos generales y los específicos de la organización? ¿Están por escrito? 

¿A qué niveles se han difundido los objetivos generales de la empresa?

¿Se adaptan los objetivos a las demandas del medio?

¿Son susceptibles de alcanzarse?

¿Se dispone de infraestructura adecuada para lograrlos?

¿Se dispone de una clasificación de objetivos a corto, mediano y largo plazo?

¿Existe unidad y congruencia entre objetivos, organización, base jurídica y programas de la institución?

¿Son cuantificables los objetivos generales y específicos de la empresa?

¿Existen criterios de medición como indicadores o parámetros que permitan evaluar su grado de cumplimiento?

¿Existen políticas generales y particulares?

¿Se encuentran por escrito?

¿Son claras y precisas?

¿A qué niveles se han dado a conocer?

¿Se realizan reuniones Interdepartamentales para la revisión, modificación y aceptación de las políticas?

¿Cómo se comunican las nuevas políticas?

¿Qué planes se tienen a corto y largo plazo?

¿Son los planes lo suficientemente flexibles para permitir modificaciones?

¿Se contraen los compromisos de acuerdo con los planes de la empresa?

¿Participan en la elaboración de los planes quienes han de realizarlo?

¿Hay alguien encargado de la formulación y coordinación de planes y programas?

ORGANIZACIÓN

Anexa  el organigrama de la empresa, ya sea que lo haya proporcionado la empresa o que sea necesario elaborarlo de acuerdo con los datos que se te proporcionen. Explica la interacción que se da entre los departamentos, la forma en la que se dividen el trabajo y se complementan en  sus funciones.

¿ El trabajo en la empresa  se encuentra bien definido, por áreas y puestos?

¿ Se cuenta con procesos claros y por escrito?

¿De qué forma se dan a conocer las políticas, metas y procesos a todos los miembros de la organización?

¿Se cuenta con manuales administrativos?¿De qué tipo son, quién es el responsable de cada uno de ellos? ¿Son difundidos a todo el personal?

¿ Existe congruencia entre programas y proyectos?

¿Existe congruencia entre programas y acciones que se realizan?

¿Existe infraestructura adecuada y suficiente para el cumplimiento de programas y proyectos?

¿Se estudia cuál es el momento más oportuno para comenzar los programas?

¿Se dispone de un sistema de control para el seguimiento de programas y proyectos?

DIRECCIÓN

¿Cómo se maneja la supervisión? 

¿Cómo son seleccionados y capacitados los supervisores?

¿ De qué forma son delegadas las responsabilidades y  tareas dentro de la empresa?

CONTROL

¿Quién es el responsable de fijar los estándares de evaluación para cada una de las áreas?

¿De qué forma se evalúa el cumplimiento de objetivos en la empresa?

¿Quiénes son los responsables de dicha evaluación?

¿Hay controles establecidos para el seguimiento de planes, programas y proyectos?¿Quién los define y de qué forma 

¿Están actualizados y funcionan?¿Hay alguna área específica responsable del control interno?

¿Qué tipos de controles existen?

¿Es necesario modificarlos para que funcionen mejor?

¿Hacen falta más controles que garanticen la productividad?

¿Se investigan las causas de las desviaciones?

¿Quién las efectúa y con qué periodicidad?

¿Se informa a los niveles superiores sobre las desviaciones importantes?

¿Se toman las acciones correctivas y preventivas una vez conocidas las causas de las desviaciones?

¿Satisface el sistema de control las necesidades del área?

¿Es menor el costo del control que lo controlado?

¿Se revisan periódicamente los elementos de control interno?

En cuento a la organización

La estructura orgánica

La asignación de funciones

Los procedimientos de operación

Las formas

En cuanto al personal

A sus políticas de selección y capacitación

La eficiencia individual

Retribución adecuada

En cuanto a sistemas de información

Sistema contable, sistema presupuestal, sistemas de procedimiento de datos

Informes, gráficas y estadísticas

En cuanto a la supervisión

Por parte de los auditores internos y externos, contables administrativos

   

 

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