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Cuando
el Pasivo disminuye (causa), ocurre lo siguiente (efectos):
Cuando
el Capital Contable disminuye (causa), ocurre lo siguiente (efectos):
1.3
Contabilización de operaciones comerciales en diario y mayor La
obtención de información veraz, confiable y oportuna, que se considera
debe proporcionar la contabilidad, tiene como base fundamental el
identificar y registrar en forma correcta las operaciones que realiza una
empresa. El
registro correcto y oportuno generara confianza en los estados financieros
que emanan de la administración de la empresa que a su vez servirán para
una correcta toma de decisiones por los directivos de la organización. Tipos
de empresa
Cuando
se habla de negocios u organizaciones que tienen un fin lucrativo, se
pueden identificar tres diferentes esquemas de operación: Empresa
de servicios. Empresas
de comercialización de bienes o mercancías. Empresas
de manufactureras o de transformación. El
Activo
Los
recursos financieros, es decir los renglones del Activo, que usualmente se
encuentran en el Balance, son los siguientes: caja, bancos, clientes,
inventarios, inversiones temporales, etc. El
Pasivo
Los
regalones más comunes del pasivo son: proveedores, acreedores, doctos por
pagar, etc. Capital
contable
Del
grupo de capital contable, por lo pronto sé hará mención de los
siguientes conceptos: capital social, reserva legar, utilidades retenidas,
utilidad del ejercicio, etc. Se
enseña que la balanza de comprobación es la relación de todas las
cuentas utilizadas para el registro de las operaciones a efecto de
verificar que dicho registro se realizo cumpliendo con la “partida
doble” es decir, registrando “cargos “ y “abonos” por cantidades
iguales, y que por lo tanto, la suma de los movimientos deudores debe ser
igual a la suma de los movimientos acreedores y también la suma de los
"saldos deudores" debe ser igual a la suma de los
"saldos acreedores". El
balance general es el estado financiero que nos muestra la situación
financiera de una empresa a una fecha determinada, ordenando adecuadamente
los conceptos de activo, pasivo y capital con que cuenta una empresa. Se
considera un estado financiero básico que se elabora en forma conjunta
con el estado de resultados. Es
el documento contable que presenta la situación financiera de un negocio
a una fecha
determinada, muestra claramente el valor de cada una de las propiedades y
obligaciones, así como el valor del capital Los
registros contables se llevan a cabo de una manera ordenada y sistemática
por lo que la mayoría de las empresas obtienen estados financieros en
forma mensual, como una herramienta indispensable para la correcta toma de
decisiones, de ahí la importancia de llevar una correcta metodología del
registro de operaciones, que en forma general sería de la siguiente
manera: 1.
Registros en diario. 2.
Registros en mayor. 3.
Balanza de comprobación. 4.
Estado de resultados. 5.
Balance general. 1.4
Sistemas de registros contables. El
sistema de registro manual y electrónico. Los
procedimientos de datos son: Manual, Mecánico y Electrónico, pudiéndose
considerar a los dos últimos como la evolución lógica del anterior,
partiendo del Procedimiento Manual.
La
captación de los datos que dan origen a la información financiera se
realizan mediante la escritura sobre documentos, utilizando lápiz o
pluma. El
almacenamiento de los datos se efectúa sobre registros especiales, los
cuales también se preparan en forma manual.. Métodos
del Procedimiento Manual
El
procedimiento manual contempla diversos métodos para procesar las
transacciones financieras de las entidades. Dicho
método son: Diario Tabular, Centralizado y Pólizas. Diario
Continental. El método manual de procesamiento mas antiguo que se conoce
es el llamado Diario
Continental. Consiste en registrar las operaciones que celebra una entidad
económica en forma cronológica es un libro de nominado diario general,
es decir, se anotan las transacciones conforme se van celebrando
. Enseguida
y también diariamente, debe efectuar un paso del libro diario general a
otro libro de nominado mayor general y en el cual clasifica las
operaciones. Tal clasificación, una
vez procesada, da origen a los estados financieros. Finalmente,
al termino de cada ejercicio contable, se transcriben los estados
financieros debidamente analizados al tercer libro que recibe le nombre de
inventario y balances. El
método del diario continental puede ser adoptado por aquellas entidades
en las que el volumen de operaciones que efectuada no es muy amplio o
bien, en aquellas otras en las que, por razones pecuniarias, les es
imposible establecer uno o mas costoso. Diario
Tabular. Diario
tabular, o columnas
constituye una evolución del diario continental en virtud de la
cual se adicionan una serie de columnas a este ultimo, clasificación en
cada una de estas columnas los diferentes conceptos que conforman la
actividad operacional de la entidad económica. De hecho, el diario tabular permite efectuar un
solo tiempo, tanto el registro como la clasificación de las operaciones,
la cual produce un valioso a horro de tiempo. Lo
anterior, empero, no elimina la existencia de un libro mayor general, al
cual se pasan las operaciones registradas en el libro tabular si bien, el
pase señalado no se efectúa diariamente a base de operaciones
individuales si no mensuales y por medio de concentraciones. Subsiste
así mismo el libro de inventarios y balances al que se hizo mención en
el método del diario continental. Método
Centralizador: el método centralizador consiste en dividir el diario
continental en tantos diarios como conceptos específicos se presentan
respecto a las operaciones de la entidad económica. Pueden
establecerse, por ejemplo los siguientes diarios:
Al
igual que ocurren con el método tabular, los pases al libro mayor se
efectúan mensualmente por medio de concentraciones. También se manejan
al fin del ejercicio contable el libro de inventarios y balances. Método
de Pólizas. El
método de pólizas se fundamenta en el uso de hojas sueltas denominadas pólizas
y en las cuales se consignan las operaciones
celebradas por una entidad económica. Las
transacciones así registradas, se concentran usualmente en el libro
diario, del cual pasan al
mayor, el que a su vez da origen a los estados financieros, mismos que se
detallan en el libro de inventarios y balances. Sin
embargo el método de pólizas ofrece las siguientes ventajas sobre el
centralizador. -
El uso de hojas
sueltas resulta mas práctico que la utilización de libros empastados. -
Es factible
anexar a cada póliza el comprobante de las transacciones
correspondientes. Procedimiento
mecánico
El
procedimiento de las operaciones se efectúan por medio de maquinas de
contabilidad incluyendo del uso de maquinas auxiliares como sumadores,
calculadoras, de escribir, etc. Aunque
es posible que la captación de datos se efectué en algún caso siguiendo
el procedimiento manual muchos de los datos se captan también mediante
maquinas especificas, como es el caso de las maquinas registradoras que
formulan la factura o comprobante de venta. El
almacenamiento de datos se efectúan en tarjetas previamente diseñadas
para las maquinas, las cuales imprimen sobre aquellas los caracteres
operados. Los
cálculos son efectuados por las propias maquinas, de conformidad con un
programa previamente asignado. La
información financiera resultante es impresa por la maquina de
contabilidad en tarjetas, las cuáles constituyen estados financieros. Sin
embargo, es posible
transferir dicha información en estados financieros mecanográficos. Es fácil
advertir que el procedimiento mecánico puede conservar algún
vestigio del procedimiento manual. Empero,
el primero respecto del segundo ofrece la ventaja de un mayor velocidad en
el procedimiento con una disminución en el margen de error; aunque
evidentemente se requiere una mayor posibilidad económica para su adopción. Procedimiento
Electrónico
El
procedimiento de las operaciones
se lleva acabo por medió de maquinas electrónicas o computadoras. Existen
computadoras mas pequeñas llamadas mini computadoras y microcomputadoras. Esta
ultima es denominada también computadora personal. Este
equipo se integra por una unidad de entrada de datos, una unidad central
de proceso y una unidad de salida. La
entrada de datos se encuentra
representada por el teclado. La unidad central por el cerebro del
computador el cual capta clasifica, calcula, memoriza y archiva los datos
recibidos de programas de procedimientos establecidos. La memoria es
posible gracias al uso de
unidades magnéticas llamadas: discos. La
unidad de salida de datos se componen por la pantalla y por la impresora y
las cuales hacen posible la obtención de la información resultante.
Como
se comprenderá, el procedimiento electrónico implica: -
Procesamiento
de grandes volúmenes de datos. -
Mayor velocidad
-
Mayor exactitud -
Mayor costo “
personal especializado” 1.5
Operaciones en moneda extranjera Dentro
de la globalización económica, en la
cual nos encontramos inmersos, es de suma importancia que los
registros contables de la empresa muestren en forma clara y adecuada los
valores con los que cuenta la misma; esa importancia adquiere mayor
relevancia al realizarse operaciones en moneda extranjera. Los
comerciantes, industriales, agricultores, etc. por lo regular o esporádicamente
necesitan mercancías, materia prima, maquinaria, herramienta e
implementos que, por varios motivos, no siempre les es posible adquirir en
el mismo país en donde radican, sino en mercados del extranjero. Importaciones. Con
este nombre se conocen en el mercado internacional, las compras efectuadas
en países del extranjero. Las importaciones que hacen los comerciantes se
pueden pagar al contado riguroso o a crédito. Importaciones
al contado riguroso. Las
importaciones al contado riguroso no presentan, contablemente ningún
problema especial, pues basta con adquirir la cantidad necesaria en divisa
extranjera, pagar su equivalente en moneda nacional y remitir la primera
al proveedor, con lo cual queda concluida la operación. Importaciones
acredito. El
problema contable, se
presenta en las importaciones a crédito debido a que entre la fecha de
recepción de las mercancías y las fecha en la que se paga su importe en
época futura, el tipo de cambio de la moneda extranjera pudo haber
variado por lo que al adquirirla para liquidar la operación habría de
hacerse una erogación mayor o menor que el precio al que fue adquirida la
mercancía de ahí que la diferencia resultante redunde en utilidad o
perdida financiera según favorezca o perjudique al importador. Por
otra parte si al terminar el ejercicio existen compras a crédito aún no
liquidadas su importe en moneda extranjera deberá convertirse en moneda
nacional , tomando como base, no el tipo de cambio al que se haya
concertado la operación, si no al tipo del día del balance, y
considerando la diferencia que resulte, como un producto o gasto
financiero, según beneficie o perjudiqué al importador posteriormente,
se vera que las utilidades por cambios que se tengan ,al liquidar las
importaciones a crédito o al practicar el balance, es preferible
abonarlas a la cuenta de reserva para fluctuaciones de cambios, en lugar
de hacerlo a la de gastos y productos financieros. Por
lo expuesto antes, se puede apreciar que las compras en moneda extranjera
requieren de un tratamiento especial, por medio del cual se pueda conocer,
tanto el importe del pasivo en moneda extranjera y su equivalente en
moneda nacional, como de las utilidades o perdidas por variación o
fluctuación en los tipos de
cambios. Las
compras hechas en mercados del extranjero se deben registrar, tanto en
moneda extranjera , como en nacional; en moneda extranjera, por que los
proveedores, por lo regular, exigen el pago precisamente en la moneda de
su país; en moneda nacional, por que la ley se los exige. PROCEDIMIENTOS
DE REGISTRO Existen
varios procedimientos para registrar las operaciones relacionadas
directamente con las compras efectuadas en mercados del extranjero, y son
los principales: Tipo
variable. Tipo
fijo. Tipo
de remesa previa de fondos. Tipo
de compra. La
importación de mercancías, por ser la operación mas común y frecuente
en empresas comerciales, sea usado convenientemente,
se tomaría como base para explicar el desarrollo de los
procedimientos antes enunciados; a continuación se indica en que consiste
cada uno de ellos y los casos en que es conveniente implantarlos. TIPO
VARIABLE Este
procedimiento consiste en registrar la operaciones en moneda extranjera
compras, gastos de compra, devoluciones sobre compra, remesas de dinero ,
etc.-, al tipo d e cambio del día en que se hayan efectuado dichas
operaciones. TIPO
FIJO Consiste
en abonar o cargar la cuenta de proveedores extranjeros aun tipo fijo
arbitrario previamente establecido, y registrar la diferencia entre los
tipos fijo y real en una cuenta complementaria. TIPO
DE REMESA PREVIA DE FONDO Este
procedimiento es conveniente implantarlo cuando los proveedores
extranjeros solicitan determinada cantidad de dinero anticipado a cuenta
del valor de cada importación de mercancías. Consiste
en valuar, tanto las mercancías importadas, como los gastos que por las
mismas haya efectuado el proveedor, por cuenta nuestra, al mismo tipo de
cambio al que se haya hecho el anticipo de dinero. Tienen
la ventaja de disminuir las utilidades y perdidas por cambios, debido a
que la factura y documentos de embarque se registran al mismo tipo de
cambio de la remesa previa de fondos , y no al del día
que se recibe, por lo que las variaciones en los tipos de cambio
afectaran únicamente al del saldo de la cuenta de proveedores extranjeros
. TIPO
DE COMPRA Este
procedimiento consiste en registrar la compra de mercancías al tipo del día
en que la misma se haya efectuado, y la remesa de dinero que
posteriormente se hagan, cárgalas a la
cuenta de proveedores extranjeros, pero al mismo tipo de cambio de
la compra, pasando la diferencia que haya entre este y el tipo del día de
la remesa a la cuenta de cambios. 1.6
Práctica contable. La
empresa denominada “ La
Comercial ” S.A. de C.V. inicia operaciones
con los siguientes valores: Caja
$50
000 Bancos
$80 000 Almacén
$60 000 Proveedores
$15 000 2.-
Vendemos mercancías por $80 000 mas iva nos pagan con cheque el costo de
la mercancía es de$10 000 3.-
Adquirimos una camioneta para el reparto de mercancías en $50 000 mas iva
que debemos con un documento. 4.-
Adquirimos mercancías por $10 000 mas iva a crédito 5.-
Esta ultima compra origino gastos por $2 000 mas iva en efectivo 6.-
Adquirimos un terreno por la cantidad de $100 000 que quedamos a deber 7.-
Vendemos mercancías por $90 000 mas iva nos pagan la mitad en efectivo y
la otra con cheque. El costo de ventas es de $15 000 8.-
Nancy Pérez nos presta $20 000 en efectivo 9.-
Le prestamos a Jorge Pérez $5 000 en efectivo 10.-
Adquirimos una computadora por $9 000 mas iva con cheque. 11.-
Le pagamos a los proveedores el adeudo del asiento de apertura en efectivo 12.-
Vendemos mercancías por $100 000 mas iva nos pagan $40 000 con cheque,
$40 000 en efectivo y la diferencia con un documento. El costo de venta es
de $10 000 13.-
Pagamos la mitad de lo que debemos del terreno con cheque 14.-
Adquirimos mercancías por $15 000 mas iva con un documento 15.-
Esta compra origino gastos por $3 000 mas iva en efectivo 16.-
Le pagamos a Nancy Pérez la
mitad del préstamo en efectivo 17.-
Jorge Pérez nos paga lo que nos debe en efectivo 18.-
Contratamos servicios de publicidad por $12 000 mas iva con cheque 19.-
Vendemos mercancías por $70 000 mas iva a crédito. El costo de la
mercancía es de $8 000 20.-
Construimos un local comercial en el
terreno que habíamos adquirido pagamos la cantidad de $25 000 con cheque. 21.-
Adquirimos mercancías por $6 000 mas iva con un documento 22.-
El cliente de la operación No. 19 nos paga lo que nos debe en efectivo 23.-
Pagamos la mitad de lo que debemos de la camioneta con cheque 24.-
Adquirimos mercancías por $10,000 más iva a crédito. 25.-
De está ultima compra devolvemos mercancías por $1,000.00 más el iva
correspondiente que nos disminuyen a nuestra deuda. 26.-
Vendemos mercancías por $75,000 más iva que nos liquidan con un cheque,
el costo de la mercancía es de $8,000. 27.-
Se liquidan los siguientes gastos: Renta
por $5,000 más iva. Energía
eléctrica por $500 más iva. Teléfonos
por $450 más iva. Todo
se liquido en efectivo, la distribución de los gastos es de un 50% para
el área de administración y el 50% para el área de administración. AJUSTES
DEL PERIODO. ·
Llevando a cabo un arqueo a la cuenta de caja se
detecto que existe un faltante de $200 a cargo del cajero. ·
Por un error involuntario no se registro el pago del
documento de la operación numero 21. ·
Registrar las depreciaciones correspondientes a los
activos fijos sujetos al cálculo de la depreciación, considerando los %
fiscales por todo el año. ·
Registrar el pasivo por concepto de iva.
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