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Regresar |
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 | Compras e inventarios
 | Costos de producción |
| Planeación de recursos materiales |
| Procuración |
| Inventarios |
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Conceptos
| Compras.- A la compra se
le define de la siguiente
manera: adquirir bienes y servicios de la
calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado, y del
proveedor más apropiado.
La función de compras consiste en obtener los materiales
adecuados, en la cantidad
debida, para su envío en el momento preciso y al lugar correcto,
desde la fuente correcta, prestando el servicio correcto al precio
conveniente. |
Objetivos de la función de compras:
| Mercado
| Mantener la continuidad de abastecimiento. |
| Operar con la
inversión mínima de abastecimiento. |
| Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los
materiales. |
| Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en
lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan. |
| Procurar materiales al
precio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio
requeridos. |
| Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el
nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere. |
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Factores que han despertado interés en las compras
| La segunda guerra mundial, por los faltantes de materiales y
necesidades del gobierno. |
| La reducción de utilidades, que obliga a emplear todos los recursos
a fin de sobrevivir a la competencia. |
| El costo de materiales, que
representa un gran porcentaje del costo total. |
| La competencia extranjera cada vez mayor. |
| La complejidad de los múltiples productos de reciente creación. |
Función del departamento de compras
La función de compras consiste en ayudar a producir más utilidades a
la empresa.
En la empresa pequeña el propietario es quien hace la compra de los
materiales. A medida que esta crece se requiere de la participación de
una persona especializada en esta función, a quien se le denomina jefe,
gerente o director de compras.
Coordinación de Compras con otros departamentos de la empresa:
| Producción:
| La actividad de las compras está relacionada con todos los
departamento de la empresa, en particular con ingeniería y
producción. Mientras que ingeniería diseña el producto y
producción fabrica para el mercado,
compras se encarga de conseguir los suministros necesarios
para cumplir con el ciclo económico de la empresa. |
| La coordinación entre compras y la dirección de la empresa
debe ser muy estrecha, de tal manera que cualquier cambio en los
planes de producción sea puesto en conocimiento del gerente de
compras, antes de que ésta se realice. La falla en coordinar esta
información podría ocasionar una falta de materiales o bien un
exceso de inventarios. |
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| Ventas y Mercadotecnia:
| El
departamento de ventas se encarga de
realizar las ventas y tomar pedidos para reportarlos a
producción y así saber qué se va a producir y por lo tanto, con
qué se debe abastecer
el área de compras para cubrir los requerimientos. |
| En consecuencia, el departamento de
ventas y mercadotecnia influye
indirectamente en el departamento de compras. |
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| Contabilidad:
| Con el departamento de contabilidad, para facilitar la preparación
de registros que permitan el pronto pago a los proveedores, con el
fin de aprovechar todos los descuentos y evitar posibles errores. |
| Con ingeniería consiste en el diseño del producto y
especificaciones previas a los requerimientos de producción |
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| Almacén:
| Es el que
mantiene en constante información a compras sobre las existencias
reales de materia primas a través de un sistema de
control de inventarios, además de ser la área donde se
reciben las
requisiciones y se pone en movimiento al área de compras para estar en posibilidades de proveer
oportunamente a producción o a las demás áreas operativas de la
empresa. |
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ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
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Planeación |
plan de compras |
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Organización |
manual de compras |
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Dirección |
estrategias de adquisición |
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Control |
auditorías
de compras |
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La
administración del departamento de compras
permite estructurar procesos que dan
la oportunidad de gestionar y coordinar la actividad de compras.
Un
adecuado sistema de administración de la actividad de compras deberá
contar con:
| Objetivos definidos. |
| Funcionalidad |
| Establecimiento de un tipo
de organización |
| Una autoridad con una clara definición de niveles
jerárquicos. |
Diferentes tipos de organización
| Lineal:
De arriba hacia abajo.
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| Funcional:
Delegar en otra persona determinada autoridad que normalmente ejerce
un gerente de línea; actividades limitadas y bien definidas.
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| De
asesoría o staff: Estructura organizacional con apoyo de
especialistas para la toma de decisiones.
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| Combinado:
Lineal-Staff. |
Compras nacionales
Son las que
realizan dentro del territorio nacional las empresas privadas y del
sector público.
En nuestro país,
el estado realiza diversas operaciones con los recursos provenientes de
las contribuciones que aportan los ciudadanos, lo que le obliga a
establecer procedimientos y a reglamentarlos para hacerlos más eficientes
y así dar transparencia al gasto público.
Las
adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bienes,
prestación de servicios de cualquier naturaleza y la contratación de
obra que realicen, se adjudicarán o llevarán a cabo a través de
licitaciones públicas y mediante convocatoria pública para que
libremente se presenten proposiciones solventes en sobre cerrado, que será
abierto públicamente, a fin de asegurar al estado las mejores condiciones
posibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás
circunstancias pertinentes"
Compras internacionales:
Cuando la
proveeduría nacional no cubre los requerimientos de la empresa, es
necesario voltear a los mercados internacionales para satisfacer las
necesidades de compras, lo cual implica contar con personal en el
departamento de adquisiciones con una preparación especializada, ya que
deben planearse con mayor esmero, pues influyen factores diferentes
relacionados con las condiciones específicas del país de donde se
pretenda importar los materiales, tales como:
localización, distancias, aspectos políticos y legales, tipo de
moneda, métodos de pago, idioma, usos y costumbres de cada país,
etc.
La compra
internacional generalmente implica la contratación de otro tipo servicios
tales como:
| Contrato de
transporte |
| Contrato de
seguros |
| Cartas de crédito
bancarias |
| Contratos
de fianzas, etc. |
Otros aspectos
que deben considerarse en la planeación de las compras internacionales
son:
| Condiciones
de entrega pactadas entre comprador y vendedor |
| Documentar
mediante contratos las compras al exterior |
| Apegarse a
los lineamientos legales de los tratados y acuerdos internacionales
que se hayan expedido para efectos de
importaciones. |
Toda actividad
empresarial independientemente del tipo de giro que se maneje, exige
materiales y suministros para su funcionamiento.
Esta planeación
comprende: pronósticos,
objetivos, políticas, planes, programas, procedimientos y
presupuestos ya sea para la empresa en su totalidad o bien para cualquier
área operativa.
PRONÓSTICOS
La actividad comercial se reduce a una estrategia basada en opciones
que ofrecen diversas alternativas. Un gerente de compras que tiene que
tomar opiniones para determinar el curso a seguir, necesita mirar hacia el
futuro en forma sistemática y constante para adelantarse
a las oportunidades y a los
riesgos.
Para decidir el curso que se va a tomar, primero hay que observar el
horizonte con el fin de determinar las condiciones que probablemente
existirán en el futuro, es decir, el gerente de
compras deberá pronosticar el volumen de compras requerido por la
empresa antes de seguir con las demás
etapas de la adquisición de materiales.
LOS OBJETIVOS
| Mejor precio |
| Mejor calidad |
La obtención de la mejor calidad debe ser una de las metas básicas de
compras.
Si bien el precio es sumamente importante, no significa obtener el más
bajo, en determinadas circunstancias, en detrimento de la calidad.
| Estas condiciones deben ser conforme a las políticas generales de
la empresa y a las cuales debe ajustarse el comprador. |
Estas condiciones son de importancia porque deben ir de acuerdo a los
planes de financiamiento de la compañía.
Elementos esenciales de una buena compra
| Precio:
Es, indudablemente, uno de los elementos más importantes, que en
ocasiones estará restringido por las políticas de precios que tengan
los proveedores:
| precios por volumen de compras (descuentos,
bonificaciones y otros) |
| Precios por la introducción de nuevos productos
(promociones, descuentos, etc) |
| Precios especiales o únicos (ventas al gobierno) |
Tratándose de compras, el precio es solo uno de los elementos que debe
observar el departamento de compras. |
| Calidad:
| La calidad es la que mejor responde a una
determinada necesidad. Es satisfacer las necesidades del cliente. |
| Por lo tanto la calidad en materias primas la
determinara el departamento de producción e ingeniería, tratándose
de empresas fabriles. |
| La marca de un producto nos da idea de su
calidad. |
| Las normas ISO 900 aseguran al comprador que la
calidad es satisfactoria. |
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| Cantidad
| Esta debe entenderse en los términos necesarios
para no perder la continuidad de la producción o comercialización |
| Es importante conocer la rapidez con que serán
utilizados los materiales por producción o comercializados por
venta, así mismo el periodo que transcurre entre la expedición
de la orden de y su entrega. |
|
| Condiciones de
entrega
| Para compras la condición de entrega involucra una serie de elementos que
deben considerarse al negociar los materiales o mercancías para
una empresa. |
| Tiempo en que el proveedor entregará los
materiales |
| Lugar de entrega. |
| Disponibilidad de los materiales |
| Garantía parcial o total de los materiales que
ofrece |
| Los porcentajes máximos considerados como
tolerancias y mermas que sufrieran los materiales, previamente
estipuladas y negociadas en la orden de compras y otros. |
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| Condiciones de
pago
Es una cláusula en la orden de compra de la que depende la ejecución de
un contrato. En el momento en que el comprador y el proveedor firman
una orden de compra, ésta se convierte automáticamente en un
contrato de compra-venta.
Las condiciones de pago pueden ser:
| De contado riguroso |
| Contra entrega de la mercancía
= C.E. |
| Cobrar o devolver = C.O.D. |
| Cobrar al entregar = C.A.E |
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POLÍTICAS DE COMPRA
Las políticas son planes en el sentido de que son planteamientos
generales o maneras de
comprender que orientan el pensamiento y la
acción de los miembros de la empresa, delimitando una área dentro
de la cual se debe asegurar que las
decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas.
Las políticas pueden ser escritas o verbales, pero preferentemente
deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en políticas
concretas que definen la orientación de las acciones, evitando fuga
de responsabilidades.
Principales aspectos que deben de considerarse para integrar las
políticas.
| Deben ser claramente expuestas |
| Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica |
| Indicar factores limitativos y determinantes |
| Toda decisión y
aplicación debe basarse en ideas bien concebidas |
| Niveles que deben abarcar |
PROCEDIMIENTOS
Son las funciones a realizar en forma sistemática, lugar en que se
realizarán y fecha en que deberán ejecutarse. Por ejemplo ¿en qué
orden deberán ejecutarse los pasos necesarios
para realizar una compra?
Los procedimientos para el control de los materiales se dividen en dos
clases generales:
| Especialización en la compra de un artículo. |
| Especialización en un aspecto del procedimiento. |
PROGRAMA DE COMPRAS
Se puede definir como el instrumento administrativo que contiene la
determinación de los diferentes pasos o secuencias a seguir para
adquisición racional de materiales, precisando las fechas de
iniciación del proceso, los tiempos de tolerancia, el
tiempo de desarrollo y las fechas limites de consecución.
PRESUPUESTO DE COMPRAS
El presupuesto se define como “la formalización de planes para un
futuro periodo, dado en términos numéricos”.
La formulación y aplicación de los presupuestos proporciona:
| Establecimiento de controles financieros |
| Instrumento
de medición de esfuerzos de la actuación de las diversas áreas
integrantes de la empresa |
| Posibilidad de evaluación de resultados, que permitan detectar
desviaciones a lo planeado y determinar medidas de corrección |
ESTRATEGIAS DE COMPRAS Y NEGOCIACIÓN.
¿Cuánto ha de
comprarse de productos -materia prima, artículos semiterminados,
refacciones, implementos, etc.- a
fin de satisfacer los programas de producción y de las áreas operativas?
Es la primera pregunta que se
manifiesta cuando se requiere reducir al mínimo el costo de las
inversiones en adquisiciones que se tienen que hacer.
Lo que se debe
considerar en la empresa para
determinar la cantidad de unidades que se han de
comprar, es importante señalar los siguiente:
| Las existencias
en el almacén |
| La fecha y la
magnitud de uso probable |
| Los costos de
almacenamiento |
| La obsolescencia |
| El costo del
manejo y el transporte |
| Costo de la
inversión |
| Costo de la
compra |
| Condiciones del
mercado (oferta y demanda) |
| Tiempo de entrega |
Lote económico de compra.
Planes para la determinación de cantidad a comprar:
| Plan de compra para necesidades exactas. |
La producción es en base a pedidos ya fincados, se compra solo
lo que se va requerir para la producción con un margen de seguridad.
| Plan en base al tiempo de producción |
| Plan con base en precios del mercado |
Se procuran reservas para necesidades futuras apropiadas al ciclo
productivo de materias primas sujetas a variaciones súbitas de precios
por la ley de la oferta y la demanda.
| Plan en base cantidad indeterminada |
Se compra en base a una estimación del historial de consumo y en
la buena fe del comprador.
| Plan de compra máximo |
Basado principalmente en el control de inventarios y aplicado a artículos
de uso repetitivo en la producción y en la áreas operativas.
Principia con una cantidad máxima que se va utilizando hasta llegar a un punto llamado “de pedido”, que es superior a una
cantidad mínima que tiene por objeto garantizar la seguridad de continuar
ininterrumpidamente la producción.
| Las muestras, diseños y modelos: |
La compra de artículos
o materias primas se hace generalmente sobre la base de una muestra
presentada por el proveedor.
Siendo así, tendremos a
nuestra disposición varias alternativas de los diferentes
proveedores que están dispuestos a suministrar, y se puede establecer una
comparación de la calidad y precio antes de realizar el pedido y
posteriormente una comparación de los artículos recibidos contra la
muestra original.
Algunas veces las
compras se fundamentan en diseños y modelos, los cuales deben reunir los
siguientes requisitos:
| Definir en forma
sencilla la forma de la pieza. |
| Los materiales
deben ser de fácil montaje. |
| Se debe prever
una existencia máxima de las piezas de uso constante. |
EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS.
La intención de
esta unidad es que el alumno conozca cada uno de los formatos que se
utilizan en el proceso de compra, independientemente del tipo de empresa.
| Requisición de materiales |
La requisición de compra es simplemente una petición formal dirigida
al departamento de compras para que éste adquiera ciertos materiales de
una clase particular y en cantidad especificada.
La requisición de
compra es una forma de uso por medio de la cual la administración de
abastecimientos hace llegar sus necesidades al departamento de compras de
los distintos materiales que se necesitan para la alimentación de las líneas
de producción, mantenimiento y mobiliario de la empresa.
Comprobaciones a efectuar antes del manejo de las requisiciones
| Traer las firmas de aprobación necesarias |
| Indicar las fechas de entrega solicitadas |
| Estar indicada la cantidad y la unidad |
| Venir acompañada la requisición de plano y/o especificación para
la identificación correcta del material o servicio. |
| Traer la cuenta de aplicación correcta. |
Recomendaciones al solicitante del material o servicio en la elaboración
de la requisición.
| Escriba correctamente y de preferencia a máquina para que pueda
leerse fácilmente sin prestarse a confusión. |
| Únicamente artículos similares adquiribles de un solo proveedor
deberán ser incluidos en cada requisición. |
Localización de fuentes proveedoras
Elección de proveedores
Cuando el
departamento de compras recibe las requisiciones, deberán registrarse,
clasificarse y turnarse a los compradores a fin de que puedan localizar a
los proveedores, para lo cual se deben consultar los registros internos,
así como catálogos, revistas especializadas, folletos, con el propósito
de obtener la información necesaria. No se debe olvidar que un buen
proveedor es aquel que en todo momento es honesto, íntegro, equitativo y
justo con sus clientes y empleados; que dispone de las instalaciones y los
conocimientos técnicos para el abastecimiento de los materiales, que se
encuentra financieramente bien, que ofrece precios razonables y establece
políticas progresistas, innovación permanente, que actúa bajo el
principio de beneficio
mutuo y aplica adecuadamente las relaciones humanas y comerciales.
Solicitud de cotización
Una vez elegido el
proveedor se procede a solicitar la cotización, que debe contener los
siguientes datos:
| No. de la
solicitud |
| Cantidad |
| Unidad de medida |
| Precio unitario
y precio total |
| Lugar
de entrega donde se requieren los materiales |
| Condiciones de
pago |
| Fecha, nombre y
firma de la persona que solicitó la cotización |
| Nombre de la
persona que proporcionó la cotización (cuando es telefónica) |
| Nombre,
domicilio y teléfono del proveedor a quien se
solicitó la cotización. |
| Observaciones. |
La cotización
Es el documento que
envían los proveedores y en el que indica a los compradores el
precio, las condiciones de entrega, su disponibilidad para hacerlas, las
condiciones de pago y la garantía que ofrecen. A continuación se indican
los elementos que
integran este documento:
| Precio unitario
y total. |
| Condiciones de
entrega |
| Disponibilidad
de los materiales (para entrega inmediata o el tiempo que tardará en
surtirlos) |
| Condiciones de
pago (de contado, a crédito de 30, 60, 90 días, etc.). |
| Calidad |
| Garantías. |
| Servicios
postventa. |
| Fecha, nombre y
firma de la persona que envía la cotización |
Cuadro o tabla comparativa de cotizaciones
Este documento es
en realidad un resumen o compendio de las principales características que
ofrecen los proveedores respecto a sus productos, y de esta forma, el
departamento de compras estar en condiciones de elegir la mejor decisión
de compra.
Los principales
elementos que debe contener la tabla comparativa de cotizaciones son:
| Descripción
detallada del artículo cotizado ( modelo, número de serie, marca,
etc.). |
| Cantidad |
| Unidad de medida |
| Precio unitario
y precio total |
| Garantías |
| Condiciones de
entrega |
| Condiciones de
pago |
| Número de
cotización, fecha y vigencia |
| Nombre
del proveedor (fabricante, distribuidor, nacional o extranjero) |
| Fecha nombre y
firma de la persona que elaboró el cuadro comparativo. |
| Número y fecha
de la requisición que se está atendiendo. |
La negociación
Es la parte más
importante de todo el proceso de compras, ya que el comprador debe tomar
la mejor decisión, pensando siempre en el beneficio mutuo. Las buenas
negociaciones son siempre producto de las buenas relaciones humanas y
comerciales de cualquier empresa. Se debe considerar a los proveedores como
socios , de tal forma que obtenga la mejor negociación comercial posible
y con una relación de largo plazo.
La orden de compra
Es el documento que
maneja el departamento de
compras y puede variar en forma y extensión de acuerdo con las
necesidades de cada empresa; sin embargo en la práctica comercial es un
documento formal que entrega el responsable de compras al proveedor
elegido, que al aceptarlo y firmarlo de conformidad tácitamente se
convierte en un contrato de compra-venta, generando consecuentemente
derechos y responsabilidades para ambas partes.
Los elementos que
constituyen este documento son los siguientes:
| Número de la
orden de compra. |
| Fecha de
formulación. |
| Nombre o razón
social del comprador y proveedor. |
| Cantidad |
| Unidad
de medida. |
| Descripción de
los artículos. |
| Precio unitario
y total |
| Condiciones de
entrega de los productos. |
| Condiciones de
pago. |
| Firmas
correspondientes. |
| Observaciones. |
| Cláusulas a las
que se sujetará tanto comprador como proveedor. |
En algunos formatos
y en busca de mayor seguridad también se incluyen documentos que sirven
de base a la orden de compra ( muestra, diseño, catálogo, lista de
precios, boletines, etc.) |
|
Pedido.
Este documento
manejado frecuentemente por las empresas se considera un tanto informal en
virtud de que no hay sanciones de trascendencia sobre todo para el
proveedor cuando existe incumplimiento en el compromiso, se emplea para
compras de poco valor y se elabora
y finca por vía telefónica
o fax, ya también se hace por internet o e-mail . Sin embargo el
comprador debe llevar un registro minucioso de los pedidos, ya que al
final también se reflejan en las inversiones de la empresa.
El pedido puede
convertirse en un contrato cuando sus especificaciones se amplifican. para
evitar posibles equivocaciones se acostumbra que el comprador defina con
toda claridad, precisión y con buena redacción las especificaciones de
los productos, auxiliado por el área jurídica de la empresa, para evitar
malas interpretaciones.
Seguimiento de las órdenes de compra
El departamento de
compras debe verificar que el proveedor cumpla con todas las condiciones
señaladas en la orden de compra, en cuanto a calidad, cantidad y garantías
de los productos referidos en la orden de compra. Es costumbre hacerlo a
través de formatos especiales (hojas de control) y que son requisitados
generalmente por vía telefónica.
La hoja de control
para el seguimiento de la orden de compra contiene:
| Espacios para
observaciones. |
| Número de la
orden de compra |
| Nombre del
proveedor |
| Fecha en que se
emitió la orden de compra |
| Número de la
requisición a que se refiere. |
| Fecha
en la que se prometió la entrega. |
| Descripción del
artículo. |
| Persona con
quien se hablo. |
| Nombre y firma
de la persona que realizó el seguimiento. |
Recepción y comprobación de los materiales
La recepción de
los materiales corresponde al departamento de almacén o tráfico. Estos
departamentos verifican que lo entregado por los proveedores sea lo señalado
en la orden de compra.
Existen hojas de
control para la recepción de materiales que normalmente contienen los
siguientes datos:
| Número de la
orden de compra o pedido. |
| Cantidad
entregada |
| Descripción del
artículo entregado. |
| Procedente
de..... (nombre del proveedor) |
| Unidad de
medida. |
| Observaciones
(indicando si hubo faltantes, mermas, o alguna otra variación en las
entregas) |
| Nombre y firma
del empleado que recibe la mercancía |
| Fecha de recepción,
nombre y firma de la persona que entrega el material. |
Acuse de recibo
Este documento se maneja en el almacén para dar aviso de las mercancías
que está recibiendo por parte de proveedor, mismo que deberá coincidir
con la descripción que se señala en la orden de compra que originó la
entrega a almacén, todo esto con el fin de señalar si hubo alguna falla
en cuanto a los materiales que se solicitaron, por ejemplo: mermas
considerables, defectos, retraso en la entrega u otros. También se
considera el acuse de recibo cuando se reciben documentos para su revisión
y para efectuar el pago correspondiente.
Revisión de documentos y pago de facturas
El departamento de compras debe participar también en el cierre y
vigilancia de las compras. El departamento de contabilidad por medio del
área de cuentas por pagar, recibe las facturas para su revisión y pago
correspondiente. Generalmente el proveedor presenta sus facturas al cobro
antes de su vencimiento. El área de cuentas por pagar extiende
contra-recibo al proveedor en el que se indica la fecha exacta en la que
debe presentarse el proveedor para que se le pague, en concordancia a las
condiciones de pago pactadas en la orden de compra.
Sistema automatizado de compras
Es una serie de pasos que forman una actividad o procedimiento para el
logro de una meta, mediante el manejo de datos, en una referencia de
tiempo, para proporcionar información relativa a compras. Un buen sistema
de información permitirá tomar decisiones correctas en el área de
compras.
El sistema de información digitalizada de compras sigue los mismos
pasos que los métodos manuales, solo que reduce el esfuerzo en la
realización de los registros de los datos, lo que permite tener información
disponible de manera instantánea. Este
sistema permite contar con los informes de compras, de proveedores, gráficas,
etc. de manera más precisa y rápida.
Registro de proveedores
La organización de las compras se basa en informes completos de todas
las fuentes de abastecimiento, por lo que conviene tomar en consideración
los siguientes puntos:
| Desarrollar un directorio pormenorizado de proveedores en forma alfabética, cronológica, geográfica, por asuntos , numérico
o combinado; que incluya
los siguientes datos:
| Nombre y dirección. |
| Giro a que se dedica |
| Si es fabricante, distribuidor o de servicios. |
| Condiciones de pago que ofrece |
| Descuentos |
|
| Armar un expediente para cada proveedor y archivarlo con la
siguiente información:
| Catálogos |
| Listas de precios |
| Cotizaciones |
| Copia de las ordenes de compra |
| Copia de las requisiciones |
| Copias de facturas |
| Seguimiento de ordenes de compra |
| Toda la correspondencia relacionada con el proveedor. |
|
| Llevar una relación de las operaciones consumadas con los
proveedores, la que deberá contener:
| Fecha de la orden de compra |
| Condiciones del embarque |
| Clase y cantidad de
producto requerido |
| Precios concentrados |
| Fecha de entrega |
| Condiciones de pago, etc. |
|
Registros de control
El departamento de compras normalmente lleva los siguientes registros:
| Registro de compras:
En expedientes o tarjetas se anotan todos los pedidos hechos a los
diferentes proveedores, cantidades compradas, descuentos obtenidos,
condiciones de pago, formas de entrega, incumplimientos y fallas
detectadas, calificando a los proveedores
según sea el caso como:
| Excelente |
| Bueno |
| Regular |
| Malo |
|
| Registro de proveedores:
Registrar el nombre de la
empresa, domicilios, teléfonos, giro, fabricante, distribuidor o de
servicios, nombre de los representantes y funciones; calificándolo
de acuerdo a la experiencia vivida
en cuanto a precio, calidad, condiciones de entrega y pago,
etc. como:
| Excelente |
| Bueno |
| Regular |
| Malo |
|
| Registro de contratos:
Deben conservarse en expedientes (por proveedores) las copias de los
contratos, convenios y circulares que se han manejado con los
proveedores, así como copia de las órdenes de compra. |
| Registro
de precios o cotizaciones: Se lleva un archivo de todas las
listas de precios, cotizaciones, catálogos, perfectamente
actualizados y en orden, se recomienda que sea por proveedor. |
Definición del almacén
El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y
funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien
definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
Importancia
La administración del almacén es una de las operaciones de mayor
importancia para la compañía,
ya que su resultado se refleja directamente en los estados financieros,
además es una función primordial en el plan general de la operación de
la empresa el cual tiene como fin la unificación y coordinación de todos
los esfuerzos humanos para conseguir los objetivos con mayor efectividad y
con menor costo.
Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los
almacenes y dirigir sus actividades.
Objetivos del almacén
| Recibir para su cuidado y protección todos los materiales y
suministros. |
| Proporcionar materiales y suministros, mediante solicitudes
autorizadas, a los departamentos que lo requieran. |
| Controlar los productos terminados para su posterior destino. |
| Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricación o de las
materias primas que se almacenen con el fin de que maduren o se curen
para poderlas utilizar. |
| Mantener el almacén limpio y en orden, teniendo un lugar para cada
cosa y manteniendo cada cosa en su lugar. |
| Mantener
las líneas de producción ampliamente abastecidas de materias primas,
materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para un
flujo continuo de trabajo. |
| Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su
cantidad como su buen estado. |
| Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el
mínimo de tiempo y de costo posible. |
| Llevar registros al día de sus existencias. |
Funciones del almacén
| Recepción de materiales en el almacén |
| Registro de entradas y salidas del almacén |
| Almacenamiento de materiales |
| Mantenimiento de materiales y del almacén |
| Despacho de materiales |
| Coordinación del almacén con los departamentos de compras y
contabilidad. |
Costos del almacén
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que
eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual
se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de
faltantes y el menor costo posible de operación.
Los costos de almacén pueden ser los siguientes:
| Interés sobre el capital inmovilizado representado por el valor de
las existencias. |
| Los gastos de seguro |
| El espacio ocupado al
precio del local por metro cuadrado |
| La amortización del
edificio y el equipo de almacenamiento y manejo. |
| La
devaluación de la mercancía |
| Al deterioro y la merma |
| Los costos del personal del almacén incluyendo nómina,
prestaciones, vacaciones, etc. |
Tipos de almacén
| Almacén de materias primas.- Este almacén tiene como función
principal el abastecimiento oportuno de materias primas
o partes componentes, a los departamentos de producción. |
| Secciones que requiere normalmente :
| Recepción |
| Almacenamiento |
| Entrega |
| Almacén de materiales auxiliares.- Los materias auxiliares, o
también llamados indirectos, son todos aquellos que no son
componentes de un producto pero que se requieren para fabricarlo,
envasarlo o empacarlo. |
|
| Almacén de materiales en proceso.- Si los materiales o artículos
semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente
previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén
de materiales en proceso. Puede haber uno o varios de estos almacenes
según las necesidades de fabricación. |
| Almacén de productos terminados.- El almacén de productos
terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y
controlando las existencias hasta el momento de despachar los pedidos
a los clientes. |
| Almacén de herramientas y equipo.- Bajo la custodia de un encargado
especializado, ofrece siempre grandes ventajas; muy especialmente para
el control de esas herramientas y del equipo y útiles que se prestan
a los distintos departamentos y operarios de producción o de
mantenimiento. Este cuarto de herramientas guarda y controla también
las herramientas no durables tales como brocas, machuelos, piezas de
esmeril, etc. |
| Almacén de refacciones.-
Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del área
de manufactura. |
| Almacén de material de desperdicio.- Los productos, partes o
materiales rechazados por el departamento de control de calidad y que
no tienen salvamento o reparación, deben tener un control por
separado; este queda, por lo general, bajo el cuidado del departamento
de control de calidad. Siendo el renglón de rechazos y material de
desperdicio un elemento que afecta directamente los costos de
fabricación, debe destinársele un almacén de control. |
| Almacén de materiales obsoletos.- Los materiales obsoletos son los
que han sido descontinuados en la programación de la producción por
falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por caducidad.
La razón de tener otro almacén separado del de materias primas es
que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles
para lo que sí son de consumo actual. |
| Almacén de devoluciones.- En el se separan y clasifican los
productos para reproceso, desperdicio y entrada al almacén. |
PLANEACIÓN Y MANEJO DEL ALMACEN
Para la planeación y al manejo del almacén es preciso:
| Conocer los artículos que se almacenarán. |
| Disponer de áreas suficientes para recepción,
almacenamiento y entrega, así como para maniobras de carga y
descarga. |
| Conocer dimensiones, peso y características por
unidad de los materiales o productos. |
| Saber la frecuencia de consumo |
TRAFICO
Este departamento opera en empresas grandes y tiene como principales
funciones la recepción y envío de materias primas o productos
terminados, procurando que esto se realice a través de medios de
transporte económicos seguros y rápidos.
Entre otras funciones en vía de
entrada, este departamento debe conocer con toda precisión las
tarifas de los medios de transporte, el itinerario, el contrato de
transporte, el medio de transporte más seguro y confiable, y es
responsable directo de la recepción de la mercancía.
METODOS DE CONTROL DE INVENTARIOS
Para
establecer un control de inventarios puede disponerse, entre otros, de los
siguientes métodos:
| Consumo del último periodo |
| Consumo de promedio móvil |
| Método de ABC (también conocido como análisis
de Pareto) |
| Máximos y mínimos (también conocido como de
cantidades fijas) |
| Teoría justo a tiempo |
El establecimiento de máximos y mínimos
definidos, y puntos de recompra fijos (plazo de reaprovisionamiento)
implica varias consideraciones:
El mínimo real difiere del teórico, pues las existencias viejas deberían estar agotadas cuando llega una
nueva partida, por ello el mínimo teórico deberá ser igual a cero. Sin
embargo, no se puede planificar tan estrechamente, sino establecer un mínimo
real con previsión de reserva (mínimo de seguridad) a la cual se podrá
recurrir en caso de que las nuevas entregas se retrasen.
Esto depende de la velocidad de consumo, de la importancia del producto en
el programa, de la disponibilidad de los sustitutos y del tiempo requerido
para pedir y recibir los materiales. Por lo tanto, ese mínimo real ha de
mantenerse tan reducido como sea posible, pero con un
nivel de seguridad razonable.
El sistema de máximos y mínimos
supone el empleo de una requisición que representa la cantidad
supuestamente más conveniente por compras.
La
requisición es emitida por almacén en el momento en que el stock
aún sobrepasa la cantidad mínima como para cubrir el consumo probable de
material hasta la entrega de lo solicitado, conocido como punto de
recompra o de reaprovisionamiento.
El
punto máximo del inventario se fijará como la suma del mínimo
real más la cantidad de la requisición solicitada.
El mínimo real significa establecer un mínimo
por debajo del cual no se permitirá que disminuyan las materias primas
antes de que se efectúe un nuevo pedido.
El método de máximos y mínimos opera de la siguiente manera:
| Al retirar la existencias de almacén y disminuir
el inventario máximo, se anota la cantidad de materiales que quedan
en almacén, basta llegar
al punto de recompra, y en este momento se solicitarán a Compras, mediante una requisición, los materiales que se necesiten. |
| Mientras se espera la llegada del nuevo material,
las existencias irán disminuyendo hasta llegar al mínimo
real, también llamado mínimo
de seguridad. |
| Por último, al momento de recibir los materiales
e introducirlos al almacén, se entiende que las existencias llegaran
nuevamente a su punto máximo. |
TEORIA DEL JUSTO A TIEMPO (JAT)
El concepto de Justo a Tiempo,
parte de una idea sencilla: producir y entregar artículos terminados
justo a tiempo para venderlos, materiales comprados justo a tiempo para
transformarlos en partes fabricadas justo a tiempo.
Es una filosofía de eliminación de todo lo que implique desperdicio,
desde las compras hasta la distribución.
La eliminación del desperdicio da como resultado un proceso ágil,
eficiente y orientado a la calidad, capaz de responder a las necesidades
del consumidor o usuario, además de convertirse en un arma estratégica.
| Elementos
internos:
| La calidad en la fuente |
| La carga fabril uniforme |
| Las operaciones coincidentes (tecnología de
grupo) |
| Tiempo mínimo de aislamiento de maquinas |
| Sistema de operaciones eslabonadas |
|
| Elementos Externos :
| Las compras JAT. |
| La filosofía JAT -- eliminación del desperdicio -- es el punto clave de todo
el fenómeno JAT. |
|
Principios básicos de JAT
| Eliminar el desperdicio |
| Producir uno a la vez |
| Mejoramiento constante |
| Respeto a las personas |
Mejoramiento constante: Toda persona en la empresa
esta dedicada a hacer todo mejor, sea algo grande o pequeño
El mejoramiento constante empieza con el concepto de que la perfección
puede lograrse y que vale la pena buscarla.
Respeto
al personal: Ellas son el
activo más importante. Recuérdese que las instalaciones y el equipo se
deprecian; solo las persona se vuelven más valiosas
Los
lideres del JAT valora a las personas como recursos esenciales, no como
elementos que representan un gasto
(sin las personas no hay nada).
Desperdicios "internos" que generalmente se
presentan en las empresas:
| Movimientos innecesarios en los materiales |
| Reprogramaciones frecuentes de actividades |
| Verificaciones constantes de los materiales para
constatar la calidad. |
| Recuento constante de materiales |
| Problemas por fallas o averías frecuentes de la
maquinaria |
| Porcentajes elevados de productos defectuosos
entre otros. |
Desperdicios "externos" que generalmente se presentan
con sus proveedores.
| Retrasos frecuentes en las entregas |
| Recepciones frecuentes de materiales
defectuosos |
| Recepciones frecuentes de materiales
equivocados |
| No sujetarse al procedimiento indicado por
compras |
| Recepción de materiales con calidad
variable |
| Mermas significativas en los materiales. |
Las compras desarrolladas justo a tiempo deben marcar las siguientes
características y beneficios:
Características JAT:
| Cantidades
| Ritmo estable de producción |
| Entregas frecuentes en cantidades pequeñas |
| Contratos
a largo plazo |
| Papeleo mínimo para la entrega |
| Se estimula a los proveedores para que embarquen cantidades
exactas |
| Se estimula a los proveedores para que reduzcan sus lotes de
producción. |
|
| Calidad
| Especificaciones mínimas |
| Se ayuda a los proveedores a satisfacer los requerimientos de
calidad |
| Relaciones más estrechas entre el personal de control de
calidad de compradores y proveedores |
| Se estimula a los proveedores para que recurran al control de
procesos en vez de recurrir a la inspección. |
|
| Proveedores
| Pocos proveedores |
| Proveedores cercanos |
| Agrupaciones de proveedores distantes |
| Operaciones repetidas con los mismos proveedores |
| Se estimula a los proveedores para que hagan extensiva la compra
JAT a sus proveedores |
|
| Remesas
| Programación de la carga por recibir |
| Obtener control mediante el empleo de transporte propios o
contratados, almacenes contratados y remolques para consolidar y
almacenar la carga siempre que sea posible, en vez de recurrir a
transportistas públicos. |
|
Beneficios del JAT
| Costos de las partes
| Bajo costo de manejo de inventarios |
| Bajo costo de desperdicios, porque los defectos se detectan a
tiempo |
|
| Calidad
| Pronta detección de los defectos, puesto que las entregas son
frecuentes |
| Pronta corrección de los defectos, ya que las entregas que
hacen los proveedores son en lotes pequeños |
| Menos necesidad de la inspección de lotes |
| Mejor calidad de los productos comprados |
|
| Diseño
| Pronta
respuesta a los cambios de ingeniería |
| Innovación de diseño, puesto que los proveedores son expertos
y no se ven paralizados por las especificaciones restrictivas |
|
| Eficiencia administrativa
| Menos solicitudes de cotizaciones |
| Pocos proveedores con quienes contratar |
| Contratos negociados con frecuencia |
| Papeleo mínimo para la entrega |
| Fácil recuento de las partes recibidas si los proveedores usan
contenedores estándar |
| Identificación
confiable de los pedidos que llegan |
|
| Productividad
| Menos correcciones |
| Menos
inspección |
| Menos compras, control de producción, control de inventarios y
supervisión y manejo de cantidades más pequeñas. |
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