ESTADOS FINANCIEROS PARA LA TOMA DE DESICIONES  

El paso del tiempo ha hecho que las empresas y sus empresarios maduren en todos los sentidos, básicamente impulsados por una inercia que el mercado genera de acuerdo a diversos factores que implican enfocar los esfuerzos a la más alta productividad y en la búsqueda de standart de calidad al amparo de costos que justifiquen la permanencia de las empresas.

Muchas técnicas se han desarrollado para el efecto, desde la optimización de recursos materiales hasta los humanos, sin olvidar los avances tecnológicos o el estudio e implementación de estos últimos para nuestro propio aprovechamiento; pero todas esta técnicas en su conjunto no podrían comprenderse y por ende, desarrollarse sin el adecuado manejo de la información financiera.

La administración por si misma establece una serie de mecanismos que vigilan los tiempos y los movimientos, de modo que se observe la productividad que por cada proceso se generen.  La información que por lo anteriormente citado se obtiene, permite adecuar las estrategias o desarrollar nuevas para garantizar la productividad en base a resultados estrictos de administración y de control interno.

Esto no podría darse plenamente si no se integrara el concepto a la administración financiera, que representa la posibilidad de mantener un acercamiento con lo resultados económicos generados por la integración de planes que busquen el orden y la productividad interna y externa, siempre en favor de los accionistas.

La administración financiera se apoya en información que se obtiene del análisis de los estados financieros, realizada por una persona capacitada que aprecie cuidadosamente los índices que obtenga y que sea competente para sugerir los cambios, desde su óptica de rentabilidad, al o a los administradores, para que a su vez decidan los rumbos que deben conducir a las empresas a un adecuado equilibrio entre organización y rentabilidad.

Es cierto, entonces, que las empresas pueden esperar de sus políticas de control interno un resultado que permita establecer el orden de las tareas que cada persona y cada área de la empresa desarrollan, determinando el costo y la productividad individual, de modo que se pretenda que cada sujeto sea visto como una entidad financiera, es decir, un promotor de resultados derivados del adecuado desarrollo y disciplina que imprima en sus deberes un sentido de establecer valores agregados a sus rutinas laborales.

No perdamos de vista que la productividad individual es detectable en el desarrollo de los índices financieros, así que la responsabilidad del analista de finanzas debe extenderse hasta la correcta interpretación de los resultados y su adecuada explicación en favor del administrador, para que se obtenga una liga de información en el proceso administrativo y financiero de la empresa, con la mira bien puesta en la férrea competencia que debe enfrentarse cada día y que se agudiza constantemente.

Un factor de optimización de recursos es la continua inversión en planes y programas de capacitación; es notable la rentabilidad que es capaz de crear este rubro de la empresa, la capacitación juega un papel trascendental en el desempeño de las empresas, por lo que su importancia debe recordarnos una frase que reza: "Todos conocemos el precio de la capacitación, pero nadie conoce el precio de la ignorancia".

Para la mejor apreciación de los resultados de la administración financiera, es ideal crear centros de costos por cada área, como ya dijimos, por cada unidad de trabajo y hasta por cada individuo, a este centro de costo aplicaremos los gastos proporcionales, como son, renta, luz, teléfono, correo, mensajería, Etc., además de los sueldos que por esa área se eroguen, así que al cierre de cada mes comparemos los resultados anteriores y así sucesivamente, esto nos permitirá conocer cuidadosamente cada uno de los elementos que inciden en la productividad y en lo contrario a esta, recuerde, cada centavo invertido debe ser recuperado.

INFORMACIÓN FINANCIERA PREVIA AL ANÁLISIS  

Cada año al 31 de Diciembre, los estados financieros deben cerrarse para aplicar los índices que ameriten ajustes en el cálculo de impuestos y determinar las partidas que habrá que pagar, compensar y/o solicitar su devolución; al mismo tiempo que se elaborará, en el caso de personas morales (Sociedades), el proyecto de acta de asamblea de socios que llevará a cabo para la final aprobación del resultado del año de que se trate, considerando también la elaboración de la solicitud de dictámen fiscal, tanto para las empresas que así lo deseen y para las que están obligadas a realizar éste último por el volumen de sus ventas o número de empleados de conformidad con el código fiscal de la federación(Ver “Estados Financieros dictaminados); hasta ahí el aspecto fiscal, pero ¿Qué sigue?… analizar los resultados obtenidos de acuerdo a un conjunto de procedimientos que permiten el análisis de estados financieros”

Este análisis nos permite conocer el rumbo que lleva la empresa o negocio de que se trate, se convierte en una herramienta que contiene los elementos necesarios para tomar decisiones minimizando los márgenes de error, además de que sirve como un tablero de instrumentos, el cual se ajustará siempre a nuestras necesidades de información financiera; para lo cual es preciso que entendamos qué podemos utilizar y cómo de los estados financieros.

El análisis de  los estados financieros es muy importante ya que en éste se aplican fórmulas que son de fácil desarrollo y que aplicaremos cada vez más hasta considerarlas como parte insustituible de la información financiera, para lo cual deberemos jerarquizar la importancia de cada renglón de información, de modo que  realicemos el análisis de los todos los saldos de las cuentas que integran un estado financiero a saber:  

Determinar si los niveles son adecuados, rentables y si poseen las características elementales para el desarrollo de la empresa.  

Conocer si tardamos un tiempo razonable en su recuperación, si estamos conforme a la media de la competencia, si estamos incurriendo en plazos largo y por ende costosos para el sostenimiento de nuestra políticas de ventas.  

Determinar niveles, tiempos de desplazamiento, rentabilidad y otros factores que permiten comprender si el manejo de éstos empatan con la competencia o si para nuestro negocio se está considerando su desplazamiento y si es o no posible incrementar su productividad, Etc.  

Rentabilidad, apoyo a la estructura de la empresa, Etc.  

Este rubro es fundamental ya que la productividad se asocia principalmente a la posesión de la maquinaria y equipo suficientes y rentables para desarrollar una labor productiva en condiciones competitivas y que su continuo reemplazo se haga en condiciones que favorezcan la rentabilidad.  

Estos se componen de gastos de instalación, gastos pagados por anticipado, depósitos en garantía, Etc., mismos que deberán justificar su erogación al determinar su sutilidad financiera, mediante el análisis de los estados financieros.

El renglón de responsabilidades, es decir, pasivos arroja información importante:  

Detallar las condiciones en que nos venden, el porcentaje individual de participación en las compras totales de la empresa, el plazo medio de pago, el porcentaje que representa el saldo de este renglón respecto al pasivo total, Etc.  

Conocer el origen y el nivel que tienen las deudas que no está asociadas directamente con la operación tradicional de la empresa o que simplemente se trata de partidas que muestren provisiones de ingresos que no ingresamos pero que determinamos para su posterior liquidación o compensación.  Resalta su importancia el asunto del origen de estas partidas ya que pueden incrementarse de manera poco conveniente y ello afecta la liquidez de la negociación.  

Es posible que puedan compensarse con los impuestos por acreditar que hemos registrado en el activo, pero provisionarlos es muy importante ya que esta partida es un recordatorio de pago de las cargas fiscales generadas por la operación.  

Plazo pactado, condiciones, garantías, operatividad, ventajas, desventajas y todas las condiciones que rodean la obtención de este tipo de adeudos.

Por otra parte y continuando con el tema que nos ocupa, analizaremos el estado de resultados considerando que de este se desprende la parte más importante del negocio que es precisamente la parte de los ingresos, gastos rentabilidad, Etc.

El desarrollo del análisis de estados financieros nos lleva a la necesidad de explotar  la inmensa información que de ellos se puede obtener y hasta simular los cambios de dirección en ellos, también nos permite “ensayar” técnicas de administración que repercutan en la productividad de cualquier negocio, manejar proyectos de inversión, rentabilidad futura en base a cambios de políticas de precios, de inventarios, de costos, de gastos de administración, de gastos de venta, de endeudamiento, Etc.

Notemos que el desarrollo de la interpretación en los estados financieros se convierte en un buen aliado de cualquier empresario por modesto que parezca.

Además de estos indicadores, es preciso que se realice una investigación de crédito, de acuerdo con lo citado en el párrafo siguiente, por lo que es preciso tener presente que otorgar crédito no solo radica en “corazonadas” o en vender mucho, recuerde que la parte medular del crédito es su oportuna recuperación, por lo que debemos anticiparnos lo más posible a los clientes que no son adecuados para nuestra empresa por ser simplemente mala paga.

Investigación de crédito

Las empresas para competir primero deben cumplir requerimientos de calidad de servicio y de precios atractivos que permitan alcanzar los volúmenes adecuados a las necesidades de generación de utilidades, por otro lado nos encontramos con la presión que ejercen los empresarios del ramo nos obliga a desarrollar cada vez mejores esquemas de productividad y mantenernos activos en el giro de nuestro negocio.

En el campo de la competencia nos encontramos con que las empresas de la competencia desarrollan esquemas de crédito en favor de sus clientes y ese mecanismo desplaza a los empresarios que no tienen la capacidad de semejante operación.            Recordemos que en la actualidad y con la imperante necesidad de capital de trabajo de las empresas el crédito que ofrecen los proveedores es el mas barato del mercado, ya que generalmente no causa intereses además de ser revolvente y prácticamente eterno.

Para poder otorgar crédito a nuestros clientes no deberemos confiar solamente la idea de que “el dueño tiene mucho dinero”, o simplemente que se trata de un conocido que no es capaz de “quedarnos mal”, se requiere de contar con elementos de juicio suficientes para normar un criterio, partiendo de la premisa de que el crédito empresarial no es tan simple, de hecho las más importantes pérdidas que se presentan entre empresas obedece a los créditos otorgados a “ojos cerrados” o por simple azar .

La confianza que se deposita en el acreditado debe sustentarse con información que permita la convicción de que el solicitante es una persona física o moral económicamente apta para ser depositaria de nuestro trabajo traducido en productos elaborados o intermediados por nosotros.

Para ello, existen despachos especializados en investigación de crédito en los que vale la pena gastar pocos cientos de pesos para conocer lo mejor posible los atributos de nuestro comprador, a perder varios miles o millones por una inadecuada operación crediticia..

Existen muchos despachos de investigación de crédito así que pudiera ser prudente elegir el que mas arraigo tiene en la plaza en la que radique el cliente, además de contar con referencias de éstos y que nos demuestren que su menú de  investigaciones es el adecuado a nuestras necesidades de información.

Cada uno de estos despachos tiene su propio sistema de trabajo, por lo que debemos buscar que se cubran, por lo menos, los siguientes aspectos de investigación de crédito:

La importancia de investigar la situación fiscal y jurídica del cliente es particularmente importante, por lo baste que recordemos que las pugnas fiscales son de repercusiones graves para los proveedores ya que las leyes admiten que en casos de adeudos fiscales se establecerán mecanismos que protejan prioritariamente a los empleados, después al fisco y por último a los acreedores.

El establecimiento de un crédito empresarial bien sustentado, debe acompañarse de los elementos de juicio más completos que permitan conocer con precisión la situación económica en que se encuentra el cliente que pretendemos atender, por lo que. consideraremos la calidad de la información que sistemáticamente se revisará para otorgar crédito a nuestros clientes:

METODOS DE ANÁLISIS DE ESTADOS FINANCIEROS

Análisis

Los estados financieros nos proporcionan informacion con respecto a la situacion financiera de la empresa su capacidad de pago y de los resultados obtenidos por las operaciones celebradas, sin embargo, es  necesario hacer un analisis de ellos, ya que a travez de este, se puede medir la relacion existente entre  los estados financieros.

Análisis de razones financieras

Este metodo de analisis utiliza cuatro tipos de razones financieras:

Razones de rentabilidad: miden el nivel de la eficienncia de la administración en términos de los rendimientos generados sobre las ventas e inversión:

Metodos de analisis vertical 

Estos metodos consisten en analizar las cantidades expresadas en un estado financiero comparandolas entre si, utilizando para ello porcentajes, considerando un concepto base el cual puede ser:

Ejemplo:

Metodos de analisis horizontal 

Estos metodos de analisis consisten en comparar las cifras de los estados financieros o sus razones  de una empresa, a traves del tiempo o comprandolas,  con un estandar o promedio de la industria al que pertenece la empresa.  

Ejemplo:

PUNTO DE EQUILIBRIO ECONOMICO

Es normal que los directores de una empresa traten de cubrir el total de sus costos y lograr un excedente como poga de los recursos que aportaron los accionistas.

Es el punto en donde los ingresos de la empresa son iguales a los costos totales

Ejemplo:

Una empresa vende sus productos a $2,000.00 por unidad, cuyo costo variable es de %1,000.00 y que tiene que determinar las unidades a vender para lograr su punto de equilibrio.

La representación gráfica del modelo costo-volumen-unidad, se realiza considerando los diferentes volumenes de unidades vendidas:

Planeación de unidades en relacion con el costo-volumen-unidad:

Este modelo ayuda a la administración para determinar el volumen de ventas a realizar, para obtener la unidad planeada.

La manera de calcular este volumen se realiza mediante:

Ejemplo:

Una empresa vende sus artículos a un precio de %5,000.00 y tiene un costo variable unitario de $ 2,000.00, con costos fijos de $2'000,000.00; sis e desea obtener una ganancia de $3'000,000.00 determinar las unidades a vender: