INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
Historia de la administración (antecedentes)
 | Definición.
Según Idalberto Chiavenato, “administración es el proceso
de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos
organizacionales para conseguir determinados objetivos con eficiencia y
eficacia”.
En opinión de Harold Koontz, “administración es el
proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que individuos,
trabajando conjuntamente en grupos, logran eficientemente los objetivos
elegidos”. |
| Características
La administración tiene ciertas características inherentes
que la hacen tener aplicación en todas las organizaciones:
 | Universalidad. El
fenómeno administrativo se da dondequiera que existe un organismo social.
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| Especificidad.
El fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña:
funciones económicas, contables, productivas, jurídicas, etc.
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| Unidad
temporal. En todo momento de la vida de una empresa se están dando,
en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos
administrativos (planear, organizar, dirigir y controlar).
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| Unidad jerárquica.
Todos cuantos tienen carácter de jefes en una organización social
participan, en distintos grados y modalidades, de la misma administración.
En una empresa se forma “un solo cuerpo administrativo, desde el gerente
general hasta el último mayordomo”.
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| Importancia
| La administración se da dondequiera que existe un organismo
social.
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| El éxito de un organismo social depende directa e
indirectamente de su buena administración.
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| Para las grandes empresas la administración técnica o científica
es indiscutible y obviamente esencial.
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| Para las empresas pequeñas y medianas quizás su única
posibilidad de competir con otras es el mejoramiento de su administración.
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| La elevación de la productividad depende de la adecuada
administración de las empresas.
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| En especial para los países que están desarrollándose,
quizá uno de los requisitos sustanciales es mejorar la calidad de su
administración.
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| Relación con otras ciencias.
La administración, al ser interdisciplinaria, se fundamenta
y relaciona con diversas ciencias.
| Ciencias sociales. Son aquéllas cuyo objetivo y método no se aplican a la
naturaleza sino a los fenómenos sociales. La administración, cuyo carácter
es eminentemente social, se relaciona y utiliza conocimientos de las
ciencias sociales, tales como: sicología, sociología, economía,
derecho, antropología, etc.
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| Ciencias exactas. También se relaciona con las matemáticas (modelos probabilísticos,
investigación de operaciones, estadística, etc.) y con disciplinas técnicas
como contabilidad, ingeniería industrial, ergonomía e informática.
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| Administración en Japón.
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Es muy diferente de la administración en Occidente. Algunas
de sus características son: empleo vitalicio y toma de decisiones
mediante consenso.
| Administración en Francia y Alemania.
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En Francia se tiene una planeación gubernamental a escala
nacional (permite coordinar los planes de las distintas industrias y compañías).
El plan se revisa cada cinco años y persigue crecimiento
económico, estabilidad de precios, equilibrio de la balanza de pagos y
una favorable situación de empleo.
En Alemania existe lo que se llama el “autoritarismo
benevolente”, que consiste en que los administradores dan muestras de
interesarse en sus subordinados, pero también esperan obediencia.
En
1951 se emitió una ley en Alemania que imponía la “codeterminación”
(la pertenencia de trabajadores al consejo de supervisión y al comité
ejecutivo de ciertas grandes empresas).
Administración científica
Frederick Winslow Taylor
(1856-1915). Renunció a ir a
la universidad y se inició como aprendiz de modelista y maquinista en
1875; como maquinista, ingresó a la “Midvale Steel Company” en
Filadelfia, en 1878 y ascendió a la posición de ingeniero en jefe, tras
obtener un grado en ingeniería a través de estudios vespertinos. Inventó
herramientas para cortar acero a alta velocidad y durante casi toda su
vida fue ingeniero consultor. Taylor es generalmente reconocido como “el
padre de la administración científica”. Probablemente ninguna otra
persona ha tenido tanto impacto en los primeros estudios del desarrollo de
la administración. Sus experiencias como aprendiz, jornalero común,
capataz, maestro mecánico y después como ingeniero en jefe de una compañía
de acero dieron a Taylor una amplia oportunidad de conocer de primera mano
los problemas y actitudes de los trabajadores, así como de ver las
grandes posibilidades de mejoramiento de la calidad administrativa.
La famosa obra de Taylor, titulada “The
Principles of Scientific Management” (Los principios de la administración
científica), fue publicada en 1911. Los principios fundamentales que
Taylor consideraba subyacentes al acercamiento científico de la
administración son los siguientes:
| Sustituir las reglas empíricas
por leyes científicas (conocimiento organizado).
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| Lograr la armonía en las
acciones colectivas y eliminar la discordia.
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| Lograr la cooperación de
los seres humanos, más que el individualismo caótico.
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| Trabajar para la máxima
producción, más que para la producción limitada.
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| Desarrollar al máximo a
todos los trabajadores, para la mayor prosperidad propia y de la compañía.
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Se puede ver que estos
principios, publicados por Taylor hace casi cien años, están muy cerca
de lo que piensan los administradores hoy en día.
Escuela
de la teoría clásica.
Tal vez el padre real de la
teoría moderna de la administración sea el industrial francés Henry
Fayol (1841-1925). Él reconoció la necesidad difundida de principios y
enseñanza administrativa. En consecuencia, identificó 14 principios,
observando que son flexibles, no absolutos, utilizables sin importar el
cambio de situación. Algunos de ellos son:
| Autoridad
y responsabilidad. Fayol
sugiere que la autoridad y la responsabilidad se encuentran vinculadas,
surgiendo la última a partir de la primera. Él ve la autoridad como una
combinación de factores oficiales, que se desprenden de la posición del
administrador, y factores personales – “compuestos de inteligencia,
experiencia, valor moral, servicio, pasado, etc. |
| Unidad de
mando. Esto significa que los
empleados deben recibir órdenes de un solo superior.
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| Cadena
escalar. Fayol considera ésta como
una “cadena de mando”, desde los niveles más altos hasta los niveles
más bajos, la cual, si bien no debe de ser eludida innecesariamente, debe
ser evitada cuando sea perjudicial un seguimiento escrupuloso. |
| Esprit de corps. Este es
el principio resumido en la frase “la unión hace la fuerza”, así
como una extensión del principio de la unidad de mando, enfatizando la
necesidad del trabajo en equipo y la importancia de la comunicación para
obtenerlo.
|
Escuela
humanista.
Elton Mayo, F. J.
Roethlisberger y otros llevaron a cabo los famosos experimentos en la
planta de Hawthorne, Illinois, de la Western Electric Company, entre 1927
y 1932. Anteriormente, de 1924 a 1927, el Consejo Nacional de Investigación
condujo un estudio en colaboración con Western Electric, para determinar
el efecto de la iluminación y otras condiciones sobre los trabajadores y
su productividad. Al descubrir que cuando la iluminación se incrementaba
o disminuía en un grupo de prueba la productividad mejoraba, los
investigadores estuvieron a punto de declarar que el experimento era un
fracaso; sin embargo, Elton Mayo, de Harvard, vio en él algo inusual y,
junto con Roethlisberger y otros, continuó la investigación.
Lo que Mayo y colegas descubrieron, en parte
con base en el pensamiento anterior de Pareto, tendría un efecto dramático
en el pensamiento administrativo. El cambio de iluminación para el grupo
de prueba, la modificación de los períodos de descanso, la reducción de
los días laborables y la variación en los sistemas de incentivos no
parecían explicar los cambios en la productividad. Mayo y sus
investigadores concluyeron que eran otros los factores responsables.
Descubrieron que, en general, el mejoramiento en la productividad se debía
a factores sociales como el ánimo, las interrelaciones satisfactorias
entre los miembros de un equipo de trabajo (un “sentido de
pertenencia”), una administración eficaz, un tipo de administración
que entendiera el comportamiento humano, especialmente el colectivo y lo
sirviera a través de habilidades interpersonales como la motivación, la
asesoría, el liderazgo y la comunicación. Este fenómeno, desprendido básicamente
de la necesidad de la gente de ser “notada”, ha sido conocido como el
“efecto Hawthorne”.
Otros
enfoques.
Aparte de los enfoques antes
mencionados de la administración científica, la teoría clásica y la
escuela humanista se tienen los siguientes enfoques:
| Enfoque
empírico o de casos. Se basa
en el estudio de casos, identificando éxitos y fracasos.
|
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Enfoque
de los papeles administrativos.
Se basa en el estudio de las actividades que realizan altos ejecutivos de
empresas. Se tienen diez roles que se clasifican en: a) interpersonales,
b) informativos y c) de decisión.
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| Enfoque de contingencia o situacional.
Se basa en que la práctica administrativa depende de circunstancias y
reconoce la influencia de soluciones dadas en los patrones de
comportamiento de la organización.
|
| Enfoque
de la teoría de la decisión. Se
basa en la toma de decisiones, en las personas que las toman y en el
proceso.
|
| Enfoque
de reingeniería. Se basa
en el replanteamiento fundamental, análisis del proceso, rediseño
radical; los resultados son drásticos.
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| Marco de
las 7 eses de McKinsey.
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Estrategia (strategy), |
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estructura (structure), |
| sistemas (systems), |
| estilo (style), |
|
personal (staff), |
| valores compartidos (shared values), |
| habilidades
(skills).
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| Enfoque de la administración de la calidad total. Se basa en tener toda una cultura de calidad en la empresa, con el
objetivo de satisfacer al cliente por medio de productos o servicios de
alta calidad. |
| Definición de organización
|
Una organización es el conjunto de personas, empleos,
funciones, oficinas, instalaciones y dependencias que constituyen un
cuerpo o institución social que se rige por usos, normas, políticas y
costumbres propios y tiene un objetivo específico
| Tipos de organización
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Criterios
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Modalidad
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Por
su finalidad
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Lucrativas
|
No
lucrativas
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Por
su actividad
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Industriales
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Comerciales
|
Agrícolas
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Servicios
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|
Por
el origen de su capital
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Privada
|
Pública
|
|
Por
su estructura legal
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Personas
físicas
|
Personas
morales
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Según la tabla anterior las organizaciones se
clasifican por su finalidad en:
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Organizaciones lucrativas. Son aquellas que buscan beneficios
económicos, se crean para producir bienes y/o servicios rentables y están
constituidas por personas que desean multiplicar su capital y obtener
utilidades.
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Organizaciones no lucrativas. Son aquellas que, como su
nombre lo indica, no persiguen fines de lucro, obtienen beneficios pero no
utilidades. Su finalidad es comúnmente asistencial, educativa, cultural,
intelectual, social o recreativa.
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Por su actividad, se clasifican en:
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Organizaciones industriales. Son las que realizan actividades
de transformación, reciben insumos o materias primas y les agregan valor
al incorporarles procesos productivos. Entre las actividades que se
realizan en nuestro país están la textil, eléctrica, cinematográfica,
hulera, azucarera, minera, automotriz, etc.
|
|
Organizaciones comerciales. Sólo realizan procesos de
intercambio, son establecimientos que se dedican a comprar y vender
bienes.
|
|
Organizaciones agrícolas. Son las que se dedican a trabajos
del campo.
|
|
Organizaciones de servicios. Son las que en lugar de un
producto tangible suministran un intangible, como puede ser una asesoría,
una reparación de una máquina o aparato o una clase (servicio
educativo).
|
Por el origen de su capital pueden ser organizaciones
privadas (capital de particulares) o públicas (presupuesto otorgado por
el gobierno).
Por su estructura legal se clasifican en personas físicas
o personas morales. Se llama persona física a cualquier
ciudadano que posee derechos y obligaciones por el solo hecho de serlo.
Cuando la organización es una sociedad en nombre colectivo, sociedad en
comandita simple, sociedad en comandita por acciones, sociedad de
responsabilidades limitadas, sociedad cooperativa, sociedad anónima o
sociedad anónima de capital variable, entonces tenemos una organización
de persona moral.
Según Henry Fayol (1841-1925),
toda empresa posee seis funciones básicas
| Funciones
técnicas, relacionadas con la producción de bienes y servicios.
|
| Funciones
comerciales, relacionadas con la compra, venta e intercambio.
|
| Funciones
financieras, relacionadas con la búsqueda y administración de
capitales.
|
| Funciones
de seguridad, relacionadas con la protección y preservación de los bienes
y las personas.
|
| Funciones
contables, relacionadas con inventarios, registros, balances costos y
estadísticas.
|
| Funciones
administrativas, relacionadas con la integración desde la cúpula de
las otras cinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y
sincronizan las demás funciones de
la empresa, manteniéndose siempre por encima de ellas.
|
Debe
de haber congruencia entre los objetivos de la empresa y las áreas
funcionales de la misma, así como con la manera en que están
estructuradas dichas áreas. Los altos mandos deben de estar seguros de
que el tamaño de cada área está
de acuerdo con la complejidad de sus funciones, que no hay tareas o
funciones sin asignar y que la organización de dichas áreas es la
adecuada.
Existen
siete formas básicas de organizar los departamentos o áreas de una
empresa
| Departamentalización funcional.
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| Departamentalización por producto.
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| Departamentalización geográfica.
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| Departamentalización por clientes.
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| Departamentalización por proceso.
|
| Departamentalización por proyecto.
|
| Departamentalización matricial.
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Obviamente
el tipo de departamentalización adoptado dependerá de las características
de cada empresa, de la forma en que está distribuida su clientela y de
los planes y proyectos de la alta dirección.
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