LAS VENTAS

	Ventas totales Verificar  las ventas netas del último año. Si lo que se requiere hacer es un análisis de la evolución de las ventas a crédito, deberá solicitarse el dato de ventas netas de los años que comprende el periodo que se va a analizar.
	Porcentaje de ventas a crédito.   Es la parte de las ventas netas que corresponde a las ventas a crédito. Este dato debe expresarse en términos absolutos y en su significación porcentual para conocer el comportamiento y la importancia de este renglón.
	Análisis de las ventas a crédito:   Analizar notas de remisión, facturas, pagarés, notas de crédito, etc. con el objeto de conocer la estructura de las ventas a crédito, los plazos, los vencimientos, el monto y porcentaje de cuentas malas, etc.

EL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO

	Estructura de área del crédito, funciones, organigrama.   Organigrama de la empresa para ubicar la posición, dependencia y relaciones formales del departamento de crédito. Organigrama del área de crédito para conocer la estructura organizacional interna del departamento. Definición precisa de las funciones del área de crédito.
	Análisis de puestos Revisión de las funciones, atribuciones, responsabilidades de cada puesto del área de crédito.
	Servicios externos ¿Cuáles son? investigación análisis cobranza extra judicial  cobranza judicial servicios legales en general asesoría auditoría de crédito otros ¿Son necesarios? ¿Cuál es el costo de estos servicios? ¿Son eficientes, es decir, dan los resultados esperados? ¿Qué personas, morales o jurídicas, proporcionan a la empresa estos servicios?
	Políticas de crédito.   ¿Existen políticas de crédito perfectamente definidas? ¿Existen por escrito? ¿Quién las elabora? ¿Las conocen quienes efectivamente deben conocerlas? ¿Se revisan periódicamente? ¿Cuándo? Si las políticas no existen por escrito, ¿cuáles son los lineamientos generales que regulan la función del crédito y la administración  del área? ¿Cuáles son las políticas para cada una de las funciones del área? El objetivo básico de estas cuestiones es verificar la existencia de políticas de crédito, comprobar su cumplimiento en cada una de las funciones del área y verificar si son adecuadas en función de los objetivos del área y de la organización, si son compatibles con lapolítica de crecimiento de la empresa, con la situación económica general, etc.
	Promoción del crédito.   ¿Se hacen campañas de promoción? ¿Cuántas en el último año? ¿Se tenían programadas o se hicieron sobre la marcha? ¿En que consistió cada una? ¿Fueron eficientes en función de su costo? ¿Se consiguieron los objetivos propuestos en cada una de ellas? ¿Los resultados de las diferentes promociones pueden cuantificarse en volumen de ventas, utilidades, mejor selección de clientes o de alguna otra manera igualmente mensurable? ¿Se lograron resultados de otro tipo, pero igualmente benéficos, como un mayor conocimiento de la empresa, una mejor actitud de los clientes hacia la empresa, una mejor imagen de la empresa? El objetivo de este punto es medir la periodicidad con que se realizan las promociones, su necesidad, su efectividad, su medición, etc.
	Capacitación Verificar la existencia de programas de capacitación en el departamento de crédito, en qué consisten, quiénes son los instructores, periodicidad, obligatoriedad, etc.

EL PROCESO CREDITICIO

	Solicitud Si existe un formato de solicitud de crédito ya establecido en la empresa, verificar: si su estructura es adecuada  si sus elementos están debidamente agrupados en secciones identificables ¿las preguntas están correctamente formuladas?  ¿sobran preguntas? ¿cuántos datos pide la solicitud?, ¿son muchos?, ¿son pocos?,    ¿ofrece el documento información suficiente para seguir adelante con el proceso crediticio?
	Investigación El objetivo de este paso es verificar si la empresa comprueba los datos de la solicitud y obtiene otros en otras fuentes de información, de tal manera que cuente con elementos suficientes para un adecuado análisis. ¿La empresa hace lo siguiente?: investigación de referencias personales y comerciales investigación en el buró de crédito verificación de avales verificación de ingresos y seguridad en su empleo. si obtiene datos valiosos de otras fuentes. (vecinos, compañeros de trabajo, clientes, proveedores, bancos, etc)  investigación de la personalidad jurídica del acreditado.
	Análisis Deberá verificarse si la empresa revisa, ordena, separa, sopesa, cuantifica los datos obtenidos  durante la investigación. Si dispone de información sobre aspectos macro económicos para prever cambios en el mercado o sector donde se desempeña el solicitante. Comprobar si se solicitan al cliente estados financieros para verificar información.   Investigar si se hace un resumen ejecutivo, informe, síntesis o algún otro documento del resultado del análisis.
	Decisión ¿La persona que autoriza el crédito es la indicada? ¿Hay alguna otra persona que autorice créditos? ¿Existe un procedimiento establecido para la autorización de los créditos? ¿Cuál es? ¿La autorización se sujeta a las políticas establecidas? ¿Se deja constancia de la decisión? ¿La decisión de otorgar o no el crédito se soporta con un expediente  que contiene el historial crediticio del solicitante? ¿Existe un comité de crédito? ¿Cómo funciona? Cuándo se reúne? ¿Qué facultades tiene? ¿Quiénes lo integran?
	Instrumentación del crédito.   ¿Se hace un contrato de crédito? ¿Se establecen fianzas? ¿De qué tipo? ¿Se utiliza la figura del aval? ¿Se piden garantías hipotecarias o prendarias? ¿Qué títulos de crédito se utilizan en la instrumentación del crédito?
	Cobranza Este punto se refiere al aspecto formal, legal de las operaciones de crédito. El uso de los instrumentos que se mencionan define y facilita el procedimiento de cobranza.   Descripción minuciosa del procedimiento de cobranza. Verificación de las políticas de cobranza. ¿Se sujeta la cobranza a las políticas establecidas? ¿En qué puntos difieren? ¿Son importantes estas diferencias? ¿Qué tipo de documentos soportan el adeudo de los clientes? VERIFICAR ¿El cobrador firma recibo de los documentos que se lleva para cobrar? ¿Cómo es este recibo? ¿Qué datos contiene? ¿En su trabajo el cobrador sigue una ruta establecida? ¿Es adecuada? Si no sigue una ruta, ¿cómo organiza su trabajo? ¿Normalmente el cobrador cumple con la meta de cobranza del día? ¿Qué porcentaje de eficiencia tiene? ¿El cobrador maneja otros documentos en su trabajo, como recibos de pagos parciales, avisos de visita, etc.? ¿Tiene la empresa un presupuesto de cobranza? ¿Se cumple? ¿El cobrador tiene metas de cobranza? ¿Quién fija estas metas? ¿Las metas tienen relación con el presupuesto de cobranza? ¿Cómo es el procedimiento extra judicial de cobranza? ¿Qué grado de efectividad tiene? Compárese el número de procedimientos que se inician contra el número de casos en los que la cobranza se logra. Otra forma de análisis consiste en comparar el monto (expresado en pesos) de los procedimientos de cobranza iniciados contra el monto (en pesos) de los casos que efectivamente se cobran. ¿Con qué frecuencia recurre la empresa al procedimiento legal de cobranza? ¿Qué grado de eficiencia alcanza? Mídase con el procedimiento que se indica en el inciso anterior. ¿Se utiliza algún software para la administración y control de la cobranza? Medición del grado de eficiencia de la cobranza a través del análisis de la rotación de cuentas por cobrar, que se obtiene dividiendo el importe de las ventas netas a crédito entre el saldo promedio por cuentas por cobrar.