COMPRAS E INVENTARIOS
GUÍA DE DIAGNÓSTICO
El
movimiento de materiales y productos es la actividad física más generalizada
en el mundo, por esta razón resulta importante que el almacenamiento, el
control y el manejo de tan importantes elementos vaya al parejo de los avances
tecnológicos.
El
control de los inventarios es una de las actividades más complejas, ya que hay
que enfrentarse a intereses y consideraciones en conflicto por las múltiples
incertidumbres que encierran.
Su planificación y ejecución implican la participación activa de
varios segmentos de la organización, como ventas, finanzas, compras, producción
y contabilidad.
En
resumen, esta función consiste en adquirir o proveerse de los materiales,
suministros, servicios, en cantidades adecuadas, en el momento preciso y con las
características requeridas para el buen desenvolvimiento de la empresa, cabe señalar
que se deben de considerar: precio y condiciones de mercado.
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PLANEACIÓN
DE RECURSOS MATERIALES.
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¿
La empresa efectúa pronósticos de producción? |
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¿
Qué método cuantitativo utiliza?
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Promedios
móviles. |
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Promedios
móviles ponderados. |
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Suavización
exponencial. |
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Proyecciones
con tendencias. |
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Análisis
de regresión. |
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Otros |
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¿Elabora
planes de requerimientos de materiales? |
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PROCURACIÓN
(ABASTECIMIENTO)
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¿Identifica
y desarrolla fuentes de abastecimiento? |
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¿Selecciona
proveedores? |
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¿
Sus proveedores están certificados? |
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¿
Cotiza y evalúa presupuestos de compra? |
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¿Elabora
requisiciones de compra? |
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¿
Elabora órdenes de compra? |
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¿
Mantiene una base de datos del sistema de aprovisionamiento? |
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¿
Realiza contratos de compra? |
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COSTOS
DE PRODUCCIÓN
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¿
Identifica y clasifica los diferentes tipos y unidades de costos? |
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Realiza
los adecuados cálculos de los diferentes costos involucrados en la
producción de un producto o servicio? |
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¿
Calcula el costo de las mermas en un proceso? |
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TÉCNICAS
DETERMINISTICAS Y PROBABILÍSTICAS
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¿Qué
método de valuación de inventarios utiliza?
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Identificación
específica. |
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Costo
promedio. |
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PEPS |
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UEPS |
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Precio
de reposición. |
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¿
Está conciente del nivel de existencia de inventarios? |
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¿
Utiliza modelos como el “lote económico de compra” para mantener
existencias óptimas? |
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¿
Utiliza alguna técnica para determinar el “lote económico de
pedido”?
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Técnica
de tabulación a un solo precio unitario |
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Técnica
de tabulación con descuentos por volumen de compra |
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¿
Se contempla reserva de materiales? |
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¿
Utiliza algún sistema para determinar el nivel de existencias de
reserva para un nivel de seguridad deseado? |
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ELEMENTOS
DEL CONTROL DE INVENTARIOS
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¿Se
tienen definidos los objetivos?
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¿
En cuanto a mínima inversión en existencias? |
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¿
En cuanto a nivel de existencia para no sufrir demoras por faltantes y
tener entrega oportuna? |
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¿
En cuanto a materiales obsoletos? |
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¿
En cuanto a establecer adecuada custodia para evitar fugas, despilfarros
o maltratos por descuido? |
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¿En
cuanto a estar alerta ante la demanda del mercado? |
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¿Se
tienen definidas las políticas?
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¿
En cuanto a definir si las ventas son sobre pedido o sobre las
existencias? |
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¿
En cuanto a niveles de existencia de acuerdo a las bajas y altas en
periodos de producción? |
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¿
En cuanto a determinar si las mercancías se almacenan en un solo almacén? |
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¿En
cuanto a compras por adelantado por riesgo de escasez o conocimiento de
futuras alzas de precios?. |
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¿En
cuanto a establecer los sistemas de abastecimiento y de producción
mediante pronósticos de venta? |
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¿Se
desarrollan planes y normas a corto y largo plazo? |
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¿
Se utiliza alguno de los siguientes procedimientos para implementar los
planes y normas?
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Sistema
de máximos y mínimos |
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Sistema
para nivelar las cantidades de seguridad o reserva |
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Sistema
para control de materiales de alto y bajo valor |
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Sistema
para la adquisición y seguimiento de materiales de importación |
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Otro
sistema para materiales locales |
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Sistema
de punto de reorden por ciclos fijos y cantidades variables de
compra |
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Sistema
de control de entradas y salidas de almacenes de materiales |
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Sistema
de control de inventarios de materiales en proceso |
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Sistema
de control de entregas de producción a almacenes |
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Sistema
de control de calidad en el recibo |
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Registros
estadísticos |
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Procedimiento
para determinar lotes económicos de producción |
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Procedimiento
para lotes económicos de compra |
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Procedimiento
para determinar costo de abastecimiento, de mantenimiento de
existencias y de fallas por faltantes. |
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¿
Existe una adecuada
información y comunicación y se ha delegado responsabilidad en:
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Requerimientos |
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Compras |
 |
Registro
de existencias en inventarios |
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Estadísticas
y cálculos de puntos de reorden y de lotes económicos |
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Auditoría
y control de los sistemas en la organización y custodia de los
almacenes |
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Programación
y control de la producción y pronósticos de ventas |
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¿
Se tienen definidas las metas del control de inventarios en cuanto a:
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Incrementar
el nivel de servicio al cliente |
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Racionalizar
el nivel de servicio a clientes |
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Aumentar
la productividad en la operación |
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Mejorar
la toma de decisiones |
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Encontrar
el equilibrio más económico entre dos diferentes costos que están
en conflicto, el de adquisición y el de almacenamiento |
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¿Se
tiene un plan logístico para establecer las políticas que determinen
en cuanto y cuando reabastecer los almacenes de materiales y de producto
terminado? |
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SISTEMAS
DE CLASIFICACION A, B, C.
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¿Se
tiene bien definida la filosofía “ muchas veces cuesta más el
control que lo que vale lo controlado”? |
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¿Qué
método de clasificación utiliza?
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Por
precio unitario |
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Por
utilización y valor |
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Ninguno |
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¿Se
calcula, analiza e interpreta la rotación de inventarios? |
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¿El
cálculo lo realiza?
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Mensual |
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Anual |
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CONTROL
DE INVENTARIOS
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¿
Qué clase de inventarios maneja?
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Materias
primas |
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Componentes |
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En
procesos |
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Prducto
terminado |
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Mantenimiento |
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Otro |
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Se
tiene establecido un sistema de administración de inventarios que
permita establecer
una adecuada comparación de los registros contra el físico? |
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¿
Se tiene cierta tolerancia ante una discrepancia entre lo contado y lo
registrado? |
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Se
tienen inventarios cíclicos? |
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¿Se
tiene elaborada una guía para obtener exactitud operativa en los
almacenes? |
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CONTROL
DE ALMACENES
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¿Se
tiene definida la función del almacén? |
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¿
Con qué almacenes se cuenta?.
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Materias
primas y partes componentes |
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Productos
en proceso |
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Productos
terminados |
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Herramientas |
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Refacciones |
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Materiales
de desperdicio |
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Materiales
obsoletos |
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Devoluciones |
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¿Se
tienen claros los objetivos de los almacenes? |
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¿
Se tienen claramente definidos los principios básicos del almacén? |
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¿
El almacén cuenta con sus áreas básicas de?
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Recepción |
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Almacenamiento |
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Entraga |
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¿Tiene
sus almacenes centralizados? |
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¿Se
cuenta con espacio suficiente? |
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¿Se
aprovecha adecuadamente la superficie del almacén? |
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¿Se
tienen los medios para el almacenamiento y manejo de materiales y
productos? |
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SISTEMAS
DE CODIFICACIÓN Y NUMERACIÓN
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¿
Los materiales tienen asignado un código? |
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¿Se
tiene un sistema electrónico de código de barras? |
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