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COMPRAS E INVENTARIOS
GUÍA DE DIAGNÓSTICO

   

El movimiento de materiales y productos es la actividad física más generalizada en el mundo, por esta razón resulta importante que el almacenamiento, el control y el manejo de tan importantes elementos vaya al parejo de los avances tecnológicos.   

El control de los inventarios es una de las actividades más complejas, ya que hay que enfrentarse a intereses y consideraciones en conflicto por las múltiples incertidumbres que encierran.      Su planificación y ejecución implican la participación activa de varios segmentos de la organización, como ventas, finanzas, compras, producción y contabilidad.

En resumen, esta función consiste en adquirir o proveerse de los materiales, suministros, servicios, en cantidades adecuadas, en el momento preciso y con las características requeridas para el buen desenvolvimiento de la empresa, cabe señalar que se deben de considerar: precio y condiciones de mercado.

 

PLANEACIÓN DE RECURSOS MATERIALES.

¿ La empresa efectúa pronósticos de producción?

¿ Qué método cuantitativo utiliza?

Promedios móviles.

Promedios móviles ponderados.

Suavización exponencial.

Proyecciones con tendencias.

Análisis de regresión.

Otros

¿Elabora planes de requerimientos de materiales?

PROCURACIÓN (ABASTECIMIENTO)

¿Identifica y desarrolla fuentes de abastecimiento?

¿Selecciona proveedores?

¿ Sus proveedores están certificados?

¿ Cotiza y evalúa presupuestos de compra?

¿Elabora requisiciones de compra?

¿ Elabora órdenes de compra?

¿ Mantiene una base de datos del sistema de aprovisionamiento?

¿ Realiza contratos de compra?

COSTOS DE PRODUCCIÓN

¿ Identifica y clasifica los diferentes tipos y unidades de costos?

Realiza los adecuados cálculos de los diferentes costos involucrados en la producción de un producto o servicio?

¿ Calcula el costo de las mermas en un proceso?

TÉCNICAS DETERMINISTICAS Y PROBABILÍSTICAS

¿Qué método de valuación de inventarios utiliza?

Identificación específica.

Costo promedio.

PEPS

UEPS

Precio de reposición.

¿ Está conciente del nivel de existencia de inventarios?

¿ Utiliza modelos como el “lote económico de compra” para mantener existencias óptimas?

¿ Utiliza alguna técnica para determinar el “lote económico de pedido”?

Técnica de tabulación a un solo precio unitario

Técnica de tabulación con descuentos por volumen de compra

¿ Se contempla reserva de materiales?

¿ Utiliza algún sistema para determinar el nivel de existencias de reserva para un nivel de seguridad deseado?

ELEMENTOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS

¿Se tienen definidos los objetivos?

¿ En cuanto a mínima inversión en existencias?

¿ En cuanto a nivel de existencia para no sufrir demoras por faltantes y tener entrega oportuna?

¿ En cuanto a materiales obsoletos?

¿ En cuanto a establecer adecuada custodia para evitar fugas, despilfarros o maltratos por descuido?

¿En cuanto a estar alerta ante la demanda del mercado?

¿Se tienen definidas las políticas?

¿ En cuanto a definir si las ventas son sobre pedido o sobre las existencias?

¿ En cuanto a niveles de existencia de acuerdo a las bajas y altas en periodos de producción?

¿ En cuanto a determinar si las mercancías se almacenan en un solo almacén?

¿En cuanto a compras por adelantado por riesgo de escasez o conocimiento de futuras alzas de precios?.

¿En cuanto a establecer los sistemas de abastecimiento y de producción mediante pronósticos de venta?

¿Se desarrollan planes y normas a corto y largo plazo?

¿ Se utiliza alguno de los siguientes procedimientos para implementar los planes y normas?

Sistema de máximos y mínimos

Sistema para nivelar las cantidades de seguridad o reserva

Sistema para control de materiales de alto y bajo valor

Sistema para la adquisición y seguimiento de materiales de importación

Otro sistema para materiales locales

Sistema de punto de reorden por ciclos fijos y cantidades variables de compra

Sistema de control de entradas y salidas de almacenes de materiales

Sistema de control de inventarios de materiales en proceso

Sistema de control de entregas de producción a almacenes

Sistema de control de calidad en el recibo

Registros estadísticos

Procedimiento para determinar lotes económicos de producción

Procedimiento para lotes económicos de compra

Procedimiento para determinar costo de abastecimiento, de mantenimiento de existencias y de fallas por faltantes.

¿ Existe una adecuada  información y comunicación y se ha delegado responsabilidad en:

Requerimientos

Compras

Registro de existencias en inventarios

Estadísticas y cálculos de puntos de reorden y de lotes económicos

Auditoría y control de los sistemas en la organización y custodia de los almacenes

Programación y control de la producción y pronósticos de ventas

¿ Se tienen definidas las metas del control de inventarios en cuanto a:

Incrementar el nivel de servicio al cliente

Racionalizar el nivel de servicio a clientes

Aumentar la productividad en la operación

Mejorar la toma de decisiones

Encontrar el equilibrio más económico entre dos diferentes costos que están en conflicto, el de adquisición y el de almacenamiento

¿Se tiene un plan logístico para establecer las políticas que determinen en cuanto y cuando reabastecer los almacenes de materiales y de producto terminado?

SISTEMAS DE CLASIFICACION A, B, C.

¿Se tiene bien definida la filosofía “ muchas veces cuesta más el control que lo que vale lo controlado”?

¿Qué método de clasificación utiliza?

Por precio unitario

Por utilización y valor

Ninguno

¿Se calcula, analiza e interpreta la rotación de inventarios?

¿El cálculo lo realiza?

Mensual

Anual

CONTROL DE INVENTARIOS

¿ Qué clase de inventarios maneja?

Materias primas

Componentes

En procesos

Prducto terminado

Mantenimiento

Otro

Se tiene establecido un sistema de administración de inventarios que permita  establecer una adecuada comparación de los registros contra el físico?

¿ Se tiene cierta tolerancia ante una discrepancia entre lo contado y lo registrado?

Se tienen inventarios cíclicos?

¿Se tiene elaborada una guía para obtener exactitud operativa en los almacenes?

CONTROL DE ALMACENES

¿Se tiene definida la función del almacén?

¿ Con qué almacenes se cuenta?.

Materias primas y partes componentes

Productos en proceso

Productos terminados

Herramientas

Refacciones

Materiales de desperdicio

Materiales obsoletos

Devoluciones

¿Se tienen claros los objetivos de los almacenes?

¿ Se tienen claramente definidos los principios básicos del almacén?

¿ El almacén cuenta con sus áreas básicas de?

Recepción

Almacenamiento

Entraga

¿Tiene sus almacenes centralizados?

¿Se cuenta con espacio suficiente?

¿Se aprovecha adecuadamente la superficie del almacén?

¿Se tienen los medios para el almacenamiento y manejo de materiales y productos?

SISTEMAS DE CODIFICACIÓN Y NUMERACIÓN

¿ Los materiales tienen asignado un código?

¿Se tiene un sistema electrónico de código de barras?

 

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